Hallituksen esitys Eduskunnalle arkistolaiksi (1980)

1980 vp. n:o 72

Hallituksen esitys Eduskunnalle arkistolaiksi.

ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ.

Voimassaoleva laki julkisista arkistoista on säädetty vuonna 1939. Lain säätämisen jälkeen on julkisessa hallinnossa, tieteellisessä tutkimuksessa ja informaation tuottamisessa tapahtunut voimakasta kehitystä, jolla on vaikutusta arkistolaitokseen ja arkistojen toimintamuotoihin. Hallituksen esityksen tarkoituksena on saattaa arkistolainsäädäntö vastaamaan muuttuneita olosuhteita ja vaatimuksia.

Ehdotettu arkistolaki ja sen nojalla annettava arkistoasetus sisältäisivät säännökset sekä virastojen ja laitosten arkistonhoidosta että arkistotoimintaa ohjaavista ja valvovista viranomaisista. Lisäksi lakiehdotukseen on otettu säännökset yksityisen arkiston tai asiakirjan lunastamisesta tai tällaisen asiakirjan jäljentämisestä valtionarkistolle.

Arkistolakia sovellettaisiin valtion sekä kuntien ja kuntainliittojen virastojen ja laitosten arkistoihin sekä sellaisten yhteisöjen ja säätiöiden arkistoihin, jotka hoitavat julkista tehtävää ja joille tämän johdosta kertyy yleisiä asiakirjoja. Valtioneuvosto voisi määrätä, että lakia sovellettaisiin myös valtionapua saavan yksityisen yhteisön tai laitoksen arkistoon.

Arkistotoimintaa ohjaavia arkistoviranomaisia olisivat, kuten tähänkin saakka valtionarkisto ja maakunta-arkistot sekä lisäksi eräät hallinnonalan keskusarkistot. Arkistotoiminta tulisi kaikkialla hoitaa siten, että arkistot voivat tehokkaasti palvella tiedon lähteinä arkistonmuodostajaa itseään, muita viranomaisia ja yksityisiä sekä tutkimusta. Arkistotoimen hoitoa esitetään kehitettäväksi siten, että pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää olisi mahdollista tehokkaasti rajoittaa. Asiakirjoja ei kuitenkaan saisi hävittää ilman lupaa. Hävittämisestä määräisi valtionarkisto.

Uudistus on tarkoitettu tulemaan voimaan kahden vuoden kuluttua lain hyväksymisestä.

_______________

YLEISPERUSTELUT.

1. Esityksen yhteiskunnallinen merkitys.

1.1. Tavoitteet ja keinot.

Asiakirjoja laaditaan ja valmistetaan julkiseen tai yksityiseen toimintaan liittyvän tiedon siirtämistä ja säilyttämistä varten. Ajankohtaisen tehtävänsä täytettyään voi asiakirjoilla vielä olla hallinnollista tai oikeudellista merkitystä taikka ne voivat valaista maan historiallista kehitystä tai voivat muutoin olla tutkimuksen tai kulttuuriperintöjen kannalta merkittäviä. Tällaisten asiakirjojen säilyttäminen ja niiden asettaminen tarvitsijain käyttöön kuuluu voimassa olevan lainsäädännön mukaan yleisarkistojen tehtäviin.

Arkistolaitoksen keskeisimmäksi tehtäväksi on nykyisin kohonnut viranomaisille kertyvän massiivisen asiakirjamäärän hallitseminen niin, että tarpeeton ja toisarvoinen aines seulotaan arkistoista tehokkaasti erilleen ja hävitetään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Uudistusehdotuksen tavoitteena on pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osuuden alentaminen 15–20 prosenttiin asiakirja-aineksen kokonaismäärästä.

Yleisarkistot eivät asiakirjatulvan aikana pysty hoitamaan ensisijaista kulttuuritehtäväänsä, elleivät virastot ja laitokset määrätietoisesti hoida omaa osuuttaan arkistojensa järjestämisessä ja seulonnassa. Toisarvoisten asiakirjamassojen säilyttäminen vaarantaa tärkeitten tietojen saannin sekä moninkertaistaa arkistoihin kohdistuvia kustannuksia.

2. Nykyinen tilanne ja asian valmistelu.

2.1. Nykyinen tilanne.

2.1.1. Lainsäädäntö.

Viranomaisten arkistoista ja asiakirjoista säädetään ensisijaisesti julkisista arkistoista annetussa laissa (18/39) ja sen täytäntöönpanosta ja soveltamisesta annetussa asetuksessa (85/39) sekä valtionarkistosta ja maakunta-arkistoista annetuissa asetuksissa (313/52 ja 619/70). Evankelis-luterilaisen kirkon arkistoista säädetään kirkkolaissa (635/64). Yksityisluontoisten arkistojen valtionavusta on annettu erillinen laki (998/74).

Virka-arkistojen on säilytettävä asiakirjansa, kunnes ne voidaan joko valtionarkiston antamalla luvalla hävittää taikka siirtää valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai sota-arkistoon. Myös kunnallisia arkistoja tulee hoitaa valtionarkiston ohjeitten mukaan eikä näistäkään saa tarpeettomiksi katsottuja asiakirjoja hävittää ilman sen suostumusta. Jokaisella julkisella arkistolla tulee lisäksi olla vastuullinen hoitaja.

Viranomaisten velvollisuudesta pitää asiakirjoja saatavilla tai antaa niistä tietoja säädetään yleisten asiakirjain julkisuudesta annetussa laissa (83/51).

2.1.2. Käytäntö ja muutoksen syyt.

Voimassa olevalla lailla tähdätään ensisijaisesti asiakirjojen säilymisen turvaamiseen. Nykyisin julkinen hallinto tuottaa kuitenkin jo yhden vuoden aikana 40 hyllykilometrin verran asiakirjoja, joista noin puolet syntyy valtionhallinnon piirissä. Kaikkiaan viranomaisarkistoja on lähes 800 hyllykilometriä, joista vain 82 hyllykilometriä on yleisarkistoissa ja sota-arkistossa.

Arkistojen määrän voimakkaaseen kasvuun ovat muun muassa valtiontilintarkastajat kiinnittäneet huomiota ja edellyttäneet toimenpiteitä kasvun rajoittamiseksi.

Asiakirjamäärien kasvaessa on myös asiakirjojen käyttö lisääntynyt ja monipuolistunut. Toisaalta on syntynyt yhä enemmän vain lyhytaikaisen merkityksen omaavia asiakirjoja. Arkistojen seulontaa onkin pyritty edistämään virastojen ja valtionarkiston yhteistoimin valmistelemalla lukuisia valtioneuvoston ja eri ministeriöitten antamia asiakirjojen hävittämispäätöksiä.

On kuitenkin todettu, että yleisarkistojen käytössä olevat keinot ja voimavarat eivät riitä kaikkien lähes 3 000 arkistonmuodostajaviranomaisen ohjaamiseen ja valvomiseen siltä osin, että jo annettuja hävittämislupia noudatettaisiin täysitehoisesti.

2.2. Valmisteluvaiheet ja -aineisto.

2.2.1. Valmisteluelimet.

Opetusministeriö asetti 2 päivänä lokakuuta 1974 toimikunnan, jonka tehtävänä oli selvittää julkisten arkistojen asema ja toimintatavoitteet ottaen huomioon hallinnossa, tutkimuksessa ja informaation tuottamisessa tapahtuneet muutokset ja odotettavissa olevan kehityksen, tehdä ehdotus näiden tavoitteiden mukaiseksi lainsäädännöksi sekä laatia arvio tavoitteiden edellyttämistä kustannuksista.

Arkistotoimikunta jätti mietintönsä 15 päivänä joulukuuta 1977 (komiteanmietintö 1977:65). Toimikunnan säädösehdotuksilla tähdättiin sellaiseen arkistoviranomaisten sekä virastojen ja laitosten työnjakoon, joka mahdollistaa, että arkistot voisivat tehokkaasti toimia hallinnon ja tutkimuksen tiedonlähteinä samalla kun toisarvoisten asiakirjojen hävittämistä tehostettaisiin.

Toimikunnan laatima säädösehdotus on edelleen muokattu niistä annettujen lausuntojen pohjalta opetusministeriön asettamassa työryhmässä.

2.2.2. Lausunnonantajat.

Arkistotoimikunnan mietinnöstä antoivat lausuntonsa tasavallan presidentin kanslia, eduskunnan kirjaston hallitus, Suomen Pankki, kansaneläkelaitos, Oy Yleisradio Ab, valtioneuvoston kanslia, ulkoasiainministeriö, oikeusministeriö, sisäasiainministeriö sekä sen läänin-, kunnallis- ja asuntohallinto-osasto, kaavoitus- ja rakennusosasto ja poliisiosasto, väestörekisterikeskus, asuntohallitus, puolustusministeriö, valtiovarainministeriö, Postipankki, opetusministeriön taideosasto, kirkkohallitus, Suomen ortodoksinen kirkollishallitus, valtion opintotukikeskus, ammattikasvatushallitus, Suomen Akatemia, valtionarkisto sekä Turun, Hämeenlinnan, Mikkelin, Joensuun, Vaasan, Jyväskylän ja Oulun maakunta-arkistot, museovirasto, tieteellisen informoinnin neuvosto, maa- ja metsätalousministeriö, maatilahallitus, metsähallitus, maamittauslaitos, vesihallitus, maatalouden tutkimuskeskus, metsäntutkimuslaitos, liikenneministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, työvoimaministeriö, Uudenmaan, Turun ja Porin, Hämeen, Kymen, Mikkelin, Kuopion, Pohjois-Karjalan, Vaasan, Keski-Suomen, Oulun ja Lapin lääninhallitukset ja niiden poliisi- sekä kaavoitus- ja rakennustoimistot, Finlands svenska kommunförbund, Suomen Elokuva-arkisto r.y., Suomen Historiallinen Seura, Suomen Kaupunkiliitto, Suomen Kunnallisliitto ja Suomen äänitearkisto ry.

Lausunnoissa pidettiin mietinnön ehdotuksia yleensä tarkoituksenmukaisina ja niiden katsottiin parantavan virastojen arkistonhoidon tasoa. Eräissä lausunnoissa haluttiin supistaa lain soveltamisalaa. Samoin pidettiin ehdotettuja ilmoitusvelvollisuuksia hallinnollisesti raskaina. Valtionarkisto ja maakunta-arkistot suhtautuvat torjuen ehdotettuun mahdollisuuteen perustaa hallinnonalakohtaisia keskusarkistoja hallinnonaloille, joilla niitä ei tähän mennessä ole ollut.

3. Esityksen organisatoriset vaikutukset.

3.1. Organisatoriset muutokset sekä henkilöstö- ja työvoimapoliittiset vaikutukset.

Ehdotettu arkistoviranomaisorganisaatio pysyisi pääpiirteittäin entisellään. Maakunta-arkistojen viranomaisasema tulisi nyt selvästi määritellyksi. Muutosta merkitsisi myös kahden, käytännössä jo toimivan hallinnonalan keskusarkiston perustaminen. Arkistohallinnollisia tehtäviä hajauttaisi edelleen kunnanhallitukselle säädettävä arkistotoimen hoitovelvollisuus.

Ehdotuksen mukainen arkistonhoidon ja arkistojen seulonnan tehostaminen edellyttää valtionarkiston ja maakunta-arkistojen osalta viranomaisiin suuntautuvan ohjaus- ja valvontatoiminnan lisäämistä ja näitä tehtäviä hoitavan henkilökunnan lisäämistä.

Virastojen ja laitosten osalta ehdotus edellyttää arkistojen hoidon tehostamista ja henkilöstön arkistonhoidolliseen koulutustason nostamista. Ehdotuksella ei puututtaisi valtion ja kuntien väliseen työnjakoon eikä annettaisi uusia velvoitteita kunnille.

3.2. Toimitilojen tarve.

Ehdotuksen eräänä päätavoitteena on arkistojen kasvun rajoittaminen. Tätä kautta voidaan rajoittaa myös tarvetta viranomaisten ja laitosten arkistotilojen lisäämiseen. Yleisarkistoissa on erityisesti maakunta-arkistojen osalta ehdotuksista riippumatta uusien toimitilojen tarvetta. Mikäli ehdotettuja arkistonhoidon kehittämistoimenpiteitä ei toteuteta, tulee uuden säilytystilan tarve kasvamaan vieläkin suuremmaksi.

4. Esityksen taloudelliset vaikutukset.

4.1. Kokonaistaloudelliset vaikutukset.

Valtiolle ja kunnallishallinnolle aiheutui vuonna 1978 arkistoista noin 110 miljoonan markan kokonaismenot. Yhden asiakirjavuosikerran osalta säilyttämiskulut ovat noin 2 miljoonaa markkaa vuodessa. Arkistojen seulonnan tehostamiseen tähtäävällä ehdotuksella pyritään oleellisten säästöjen aikaansaamiseen näissä kustannuksissa.

4.2. Valtiontaloudelliset vaikutukset.

Arkistotoimen kustannukset valtionhallinnossa olivat vuonna 1977 yleisarkistojen osalta 7,6 miljoonaa markkaa ja muiden viranomaisten osalta noin 50 miljoonaa markkaa. Ehdotettujen toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää kuitenkin valtionarkistolle ja maakunta-arkistoille henkilöstölisäyksiä. Arkistotoimikunta esitti yhteensä noin 30 uuden viran tai toimen perustamista valtionarkistoon ja maakunta-arkistoihin. Näiden toimien perustamisen avulla voitaisiin arkistojen hoitokustannuksissa saada aikaan merkittäviä säästöjä.

4.3. Kunnallistaloudelliset vaikutukset.

Kunnallishallinnolle arkistotoimen hoidosta nykyisellään johtuvat kustannukset ovat samaa suuruusluokkaa kuin valtionhallinnossa. Ehdotus ei aiheuttaisi kunnallistaloudelle menojen lisäystä. Sen sijaan tehostetusta arkistojen supistamisesta seuraisi merkittäviä säästöjä.

YKSITYISKOHTAISET PERUSTELUT.

1.1. Lain perustelut.

Arkistolaki sisältäisi säännökset niin hyvin arkiston hoitoa koskevista toimenpiteistä, arkistotoimesta kuin arkistotointa hoitavista viranomaisista. Lisäksi laissa olisi säännökset yksityisen asiakirjan lunastamisesta tai tällaisen asiakirjan jäljentämisestä valtionarkistolle. Laki sisältäisi näin ollen sekä menettelyllisiä että organisatorisia säännöksiä.

1 luku. Yleisiä säännöksiä.

1 §. Arkistolakia olisi sovellettava valtion sekä kuntien hallinnossa sekä julkisoikeudellisten luonteen omaavissa yhteisöissä ja säätiöissä. Yksityisten henkilöiden asiakirjoihin arkistolailla olisi vaikutuksia pääasiassa vain lain antamien historiallisesti merkittävien yksityisten asiakirjojen lunastamis- ja jäljentämisvaltuuksien johdosta. Arkistolain alaisia 1 momentin mukaan olisivat ensinnäkin valtion sekä kuntien ja kuntainliittojen virastot ja laitokset.

Arkistolain viranomaisia ja niiden toimivaltaa määritteleviä 3 ja 4 luvun säännöksiä ja asiakirjojen hävittämistä koskevaa 7 §:n säännöstä ei ole tarpeen ulottaa koskemaan eduskunnan, eduskunnan kirjaston, eduskunnan oikeusasiamiehen, valtion tilintarkastajain ja Pohjoismaiden neuvoston Suomen valtuuskunnan eikä tasavallan presidentin arkistoa, lukuun ottamatta presidentin kanslian arkistoa, jota voidaan pitää tavanomaisena virka-arkistona. Sen vuoksi ehdotetaan, että näihin arkistoihin sovellettaisiin vain näitä arkistotoimen hoitamisesta koskevia säännöksiä.

2 §. Eräät hallintotehtävät kuuluvat niin sanotulle välilliselle valtionhallinnolle. Välillistä valtionhallintoa hoitavat toimielimet vaihtelevat järjestysmuodoltaan ja tehtäviltään. Tällaisia toimielimiä ovat muun muassa Suomen Pankki, kansaneläkelaitos, metsälautakunnat, uittoyhdistykset, tilusrauhoitusyhdistykset, poronhoitoyhdistykset, paliskunnat sekä kalastushoitoyhtymät ja riistanhoitoyhdistykset. Myös sellaiset yhteisöt kuten Raha-automaattiyhdistys, Suomen Asianajajaliitto ja Sähkötarkastuskeskus sekä kauppakamarilaitos hoitavat osittain julkista tehtävää. Kuntiin kohdistuvia julkisia tehtäviä hoitavat pääkaupunkiseudun yhteistyövaltuuskunta, kunnallinen sopimusvaltuuskunta ja kunnallinen eläkelaitos.

Yhteistä välilliselle valtion hallinnolle yleensä on, että tehtävät perustuvat lainsäädäntöön taikka ne on toimielimelle annettu lainsäädäntöön sisältyvän valtuutuksen perusteella. Tämä valtiovallan tahdonilmaisuun perustuva toimivalta on otettu myös perusteeksi 1 momentissa määriteltäessä, mitkä yhteisöt ja säätiöt suoraan kuuluvat arkistolain alaisuuteen. Vastaavan tyyppinen määrittely on vahingonkorvauslain (412/74) 3 luvun 2 §:n 1 momentissa. Sellaisten yhteisöjen ja säätiöiden osalta, joilla on sekä julkisoikeudellista että yksityisluontoista toimintaa, sovellettaisiin arkistolakia vain ensimainitun perustella syntyneisiin arkistoihin. Laki ei kuitenkaan 3 momentin mukaan sovellettaisi Suomen Pankkiin, kansaneläkelaitokseen eikä Postipankkiin, vaikka niiden toiminta perustuu lainsäädäntöön.

Valtionavun myöntäminen perustuu usein siihen, että valtionavun saaja hoitaa tehtäviä, jotka laajasti ottaen voidaan katsoa kuuluvan julkiseen hallintoon. Johdonmukaista on, että näissä tapauksissa valtionavun saajaan sovelletaan arkistolainsäädäntöä. Tämän vuoksi 2 momentissa ehdotetaan, että valtionapua saavan yksityisen yhteisöön tai laitokseen voidaan määrätä arkistolakia sovellettavaksi valtioneuvoston päätöksellä. Tällainen määräämismahdollisuus tekee mahdolliseksi yksittäistapauksittain harkita, milloin arkistolain säännösten soveltaminen valtionavun saajaan on perusteltua.

Suomen Pankin ja kansaneläkelaitoksen valtiosääntöoikeudellisesta erityisasemasta johtuen ei laki tulisi koskemaan niitä, vaan niiden arkistotointa koskevat määräykset vahvistetaan laitosten omien hallintoelinten toimesta. Arkistotoimikunnan mietinnöstä antamissaan lausunnoissa molemmat laitokset ovat kuitenkin todenneet, että niiden arkistotointa tullaan hoitamaan arkistolain periaatteiden mukaisesti ja yhteistyössä valtionarkiston kanssa.

Lähinnä pankkisalaisuuteen liittyvistä syistä johtuen jäisi myös Postipankki lain soveltamisen ulkopuolelle, vaikka sen toiminta perustuukin lainsäädäntöön.

Ortodoksinen kirkkokunta samoin kuin rekisteröidyt uskonnolliset yhdyskunnat, jotka ovat julkisoikeudellisia yhteisöjä, kuuluvat 1 momentin mukaan arkistolainsäädännön alaisuuteen. Sen sijaan evankelisluterilaisen kirkon arkistoista säädetään kirkkolaissa (635/64), joten nämä arkistot jäävät arkistolainsäädännön ulkopuolelle.

3 §. Pykälän 1 momentissa on selventävä säännös siitä, että yksityisiin arkistoihin sovelletaan arkistolain lunastamista ja jäljentämistä koskevia säännöksiä. Lisäksi tässä momentissa on viittaus yksityisoikeudellisten arkistojen valtionavusta annettuun lakiin (998/74).

Arkistotoimen keskeisiä tehtäviä on pitää asiakirjoja niiden tarvitsijain käytettävissä. Arkistotoimen tarkoituksena tällä osin on turvata toisaalta viranomaistoiminnan julkisuusperiaatteen toteuttaminen ja toisaalta tutkimuksen mahdollisuudet. Arkistolaissa ei kuitenkaan itse julkisuuden sisällöstä säädettäisi, vaan ainoastaan viitattaisiin asiakirjain julkisuudesta voimassa olevaan lainsäädäntöön ja sen nojalla mahdollisesti annettuihin määräyksiin. Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta (83/51) on annettu vuonna 1951 ja sen uudistaminen on parhaillaan vireillä oikeusministeriössä. Viittaus julkisuuslainsäädäntöön tulisi pykälän 2 momenttiin.

4 §. Tässä pykälässä on tarvittavia määrittelysäännöksiä. Käsite arkisto on useamerkityksinen. Sillä tarkoitetaan ensinnäkin asiakirjojen kokonaisuutta, toiseksi asiakirjojen säilytystilaa ja kolmanneksi arkistotointa hoitavaa hallinnollista yksikköä. Monimerkityksisyydestä ei käytännössä aiheudu sekaannuksia, koska käsitteen sisältö ilmenee asiayhteydestä, jossa sitä käytetään. Lakiin ei näin ollen myöskään ole syytä ottaa arkiston käsitteen määrittelyä. Sen sijaan on arkistonhoitoa koskevien toimenpiteiden kohdentamiseksi määriteltävä, mitä arkistoon kuuluu.

Lakiehdotuksen mukaan arkistoon kuuluisivat ne asiakirjat, jotka ovat tässä laissa tarkoitetun viraston, laitoksen, yhteisön tai säätiön tehtävien johdosta sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet. Arkistoon kuuluvien asiakirjojen määrittely on näin ollen varsin laaja; arkistoon kuuluvat myös ne asiakirjat, jotka ovat muualla kuin varsinaisissa arkistotiloissa, kunhan ne vain ovat asianomaisen toimielimen tehtävien johdosta sille saapuneet taikka sen toiminnan tuloksena syntyneet. Pääosa asiakirjoista olisi viraston arkistossa, joka onkin asiakirjojen varsinainen säilytyspaikka. Asiakirja kuuluu arkistoon silloinkin kun se on arkistonmuodostajan palveluksessa olevan henkilön hallussa tälle kuuluvan tehtävän suorittamista varten. Periaatteessa asiakirja kuuluu arkistoon silloinkin kun se on joutunut arkistonmuodostajan hallinnasta pois tämän sitä tahtomatta, esimerkiksi anastuksen tai hukkaan joutumisen johdosta.

Asiakirja kuuluu arkistoon välittömästi sen jälkeen kun se on laadittu tai saapunut arkistonmuodostajalle. Asiakirjat kuuluvat aina jonkun tietyn arkistonmuodostajan arkistoon. Ne voivat siirtyä arkistosta toiseen vain asianmukaisen luovutustoimen perusteella.

Arkistonmuodostajalla tarkoitettaisiin 1 momentin mukaan toimintayksikköä, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus. Tällainen arkistonmuodostaja voi olla jokin tietty viranomainen kokonaisuudessaan, esimerkiksi ministeriö, mutta virastolla voi olla myös useampia arkistonmuodostajia, esimerkiksi jossakin tapauksissa viraston osasto. Arkistonmuodostajan määrittely on tarpeen sen vuoksi, että arkistotoimen hoitaminen tärkeiltä osiltaan tulisi kuulumaan juuri arkistonmuodostajalle. Arkistonmuodostajista annettaisiin tarkempia säännöksiä arkistolain nojalla säädettävillä asetuksilla.

Asiakirjalla on totunnaisesti tarkoitettu niin sanottua paperiasiakirjaa eli paperille kirjoitusmerkein tallennettua tietoa sisältävää asiakirjaa. Tietojenkäsittelyn teknillinen kehitys on synnyttänyt joukon tallenteita, jotka sisältämänsä tiedon puolesta eivät periaatteessa eroa paperiasiakirjoista ja joita tästä syystä on arkistotoimessa rinnastettava asiakirjoihin. Tämän vuoksi 2 momentissa ehdotetaan, että arkistolainsäädännön asiakirjaa koskevia säännöksiä sovellettaisiin asiakirjaan verrattavaan karttaan, piirrokseen, kuvaan ja filmiin sekä lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavoin aikaansaatuun tallenteeseen. Näitä kaikkia koskisi siis arkistolainsäädäntö kokonaisuudessaan, myös hävittämistä koskevilta osin.

2 luku. Arkistotoimi.

Arkistonhoidon keskeiset menettelyperiaatteet ja tavoitteet määriteltäisiin lain 2 luvussa. Arkistolainsäädännössä määrättyjä toimenpiteitä, jotka arkistoinnin ja asiakirjoihin kohdistetaan, kutsutaan yhteisnimityksellä arkistotoimi. Arkistotoimeen kuuluisivat sekä asiakirjojen järjestämiseen ja säilyttämiseen että niiden hävittämiseen kohdistuvat tehtävät. Lakiehdotuksen päätavoitteita on kohottaa arkistotoimen hoidon tasoa kaikissa arkistonmuodostajissa sekä tehostaa pysyvään käyttötarpeen kannalta toisarvoisten asiakirjojen hallittua hävittämistä.

5 §. Pykälässä luetellaan arkistotoimeen kuuluvat tehtävät siinä järjestyksessä kuin ne yleensä joudutaan asiakirjoihin kohdistamaan. Tehtävät alkavat asiakirjan saapumisesta tai valmistumisesta. Itse valmistumiseen liittyvät tehtävät eivät lakiehdotuksen mukaan kuuluisi arkistotoimeen lukuun ottamatta arkistoimiskelpoisuuden valvontaa.

Arkistotoimeen kuuluvat tehtävät jakautuvat neljään pääryhmään: 1) arkistohakemiston laatimiseen mukaanlukien asiakirjojen kirjaaminen, 2) asiakirjojen arkistoimiseen eli liittämiseen arkistoon, mikä tapahtuu yleensä sen jälkeen kun tehtävä, jota asiakirja koskee, on suoritettu, 3) järjestämiseen, luetteloimiseen ja säilyttämiseen myöhempää käyttöä silmälläpitäen sekä 4) asiakirjojen käyttöarpeen määrittämiseen ja toisarvoisten asiakirjojen seulomiseen erilleen muusta asiakirja-aineistosta ja hävittämiseen. Osaksi arkistotoimeen tehtävistä säädettäisiin yksityiskohtaisemmin asetuksella, pääosaltaan tehtävien sisältö kuitenkin määräytyisi arkistotoimintaa hoitavien viranomaisten ohjeen ja määräyksin.

6 §. Arkistotoimen tavoitteet säädettäisiin tässä pykälässä. Arkistojen ensisijainen tehtävä on tiedon tarvitsijoiden palvelu. Tämä palvelutehtävä hoidetaan siten, että arkistot antavat tietoja tarvitsijain käyttöön tiedon lähteinä. Arkistojen tehtävänä ei siis ole tiedon lähteitä hyväksi käyttäen tapahtuva uuden tiedon tuottaminen, vaan tämä kuuluu arkiston käyttäjälle. Näitä ovat ensinnäkin arkistonmuodostaja itse sekä muut viranomaiset, jotka tarvitsevat tietoja arkistoissa säilytettävistä asiakirjoista omien tehtäviensä hoitamiseksi.

Yksityiset tarvitsevat tietoja arkistoissa säilytettävistä asiakirjoista lähinnä oikeuksiensa todistamiseksi tai etujensa saavuttamiseksi.

Viranomaiset ja yksityiset käyttävät tiedon lähteenä asiakirjoja niiden hallinnollisessa merkityksessä eli siinä tarkoituksessa, jota varten asiakirjat ovat laadittu. Erityisesti tutkimus, joka on kolmas arkistojen asiakirjatiedon käyttäjätaho, käyttää asiakirjoja uuden tiedon luomiseksi, tutkimustulosten aikaansaamiseksi.

Käytännössä saattaa viranomaisten ja tutkimuksen arkistopalvelujen tarve olla hyvinkin samankaltaista. Säännöksessä on kuitenkin selvyyden vuoksi viranomaiset ja tutkimus mainittu erikseen, koska tutkimuksella perinnäisesti tarkoitetaan erityisesti tutkimuslaitoksissa, korkeakouluissa ja muissa vastaavissa, harjoitettavaa tieteellistutkimusta tutkijatyötä.

Laatuvaatimuksena arkistojen toiminnalle on, että arkistot voivat täyttää palveluvelvollisuutensa tehokkaasti. Tämä merkitsee tietojen saannin nopeutta ja tietojen luotettavuutta, sekä siitä osin kuin arkistoissa on tiettyä kysymystä koskevia asiakirjoja saatavissa että siltä osin kun arkistossa ei kysyttyä asiakirjaa säilytetä.

Arkistotoimen tavoite on lakiehdotuksessa kohdistettu, kuten luonnollista onkin, arkistoihin. Tarkoituksena on, että arkistot voisivat saavuttaa lain edellyttämän palvelutason jo ennen kuin ne siirretään säilytettäväksi esimerkiksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoihin. Tämä on johdonmukainen seuraus arkistolainsäädännön yleistavoitteesta, että arkistotoimen tehtäviä yhä laajemmin on hoidettava asiakirjojen ollessa vielä arkistonmuodostajien hallussa.

7 §. Nykyisessä laissa julkisista arkistoista säädetään, että tarpeettomiksi katsottuja asiakirjoja saadaan hävittää vain valtionarkiston luvalla. Arkistolainsäädäntö onkin syntynyt asiakirjojen säilymisen turvaamiseksi. Nykyistä lakia valmisteltaessa keskeisenä nimittäin oli pyrkimys turvata häviämiseltä eri viranomaisten hallussa olevat maan historiallisen kehityksen selvittämiseksi tärkeät asiakirjat.

Tämän päivän arkistonhoidossa asiakirjojen hävittämiskielto on edelleen keskeinen, mutta sen rinnalle yhtä tärkeänä ja vaativana tehtävänä on noussut asiakirjojen hävittäminen luvan perustella. Kielto hävittää asiakirjoja ilman lupaa ehdotetaan säilytettäväksi laissa. Hävittämismenettelystä säädettäisiin 4 luvussa.

8 §. Säännös arkiston vastuunalaisesta hoitajasta sisältyy myös nykyiseen lakiin julkisista arkistoista. Säännöksessä on erityinen paino annettava arkiston hoitajan määreelle vastuualainen. Kun lakiehdotuksen peruslähtökohtia on, että arkistotoimen tehtäviä hoitavat arkistonmuodostajat itse, on arkistonmuodostajan palveluksessa olevalla vastuunalaisella arkistonhoitajalla keskeinen asema arkistotoimen tehtävien täyttämisessä ja sen tavoitteiden toteuttamisessa. Tämän vuoksi on tärkeätä, että hänellä on myös tosiasialliset mahdollisuudet huolehtia arkistotoimen tehtävien täyttämisestä. Arkistonhoitajalla tulee näin ollen olla itsenäistä toimivaltaa virastossa sekä käytettävissään tarpeelliset resurssit tehtävien täyttämiseksi. Arkistonhoitajalla tulee edelleen olla mahdollisuus joko itse tai viranomaisen johdon kautta antaa ohjeita ja määräyksiä viranomaisen palveluksessa oleville siitä, miten heidän kunkin omalta osaltaan tulee arkistotoimen tehtävät täyttää.

Tarkoituksenmukaista olisi, että vastuunalainen arkistonhoitaja olisi arkistoalan koulutuksen saanut henkilö, mutta käytännössä tähän ei aina liene mahdollisuuksia.

Tärkeintä on, että arkistotointa koskevien säännösten ja määräysten noudattamisen valvonta niin hyvin asiakirjoja käsittelevän henkilöstön kuin varsinaisen arkistohenkilökunnan osalta saadaan tehokkaasti järjestetyksi ja että vastuunalaisella arkistonhoitajalla on edellytykset täyttää hänelle tässä ominaisuudessaan kuuluvat velvollisuudet eli tosiasialliset mahdollisuudet vaikuttaa arkisto-olojen kehittämiseen virastossa. Tämän vuoksi joutunee joissakin tapauksissa vastuunalaisena arkistonhoitajana toimimaan yleisen toimiston, kanslian tai muun vastaavan yksikön esimies, ja varsinaisesti arkistonhoidosta huolehtivat esimiehen valvonnan alaisena arkistoapulaiset sekä muu vastaava henkilökunta.

Jollei vastuunalaista arkistonhoitajaa ole erikseen määrätty, on katsottava, että viraston tai laitoksen päällikkö on vastuunalaisen arkistonhoitajan asemassa.

Vastuunalainen arkistonhoitaja olisi yhdysmiehenä arkistoviranomaisten ja asianomaisen arkistonmuodostajan välillä. Hänen kauttaan voidaan arkistotoimen hoitamista koskevat ohjeet ja määräykset nopeasti saattaa arkistonmuodostajissa noudatettaviksi, samalla voitaisiin muutkin ohjeet, neuvot ja koulutus suunnata oikeille henkilöille.

Arkistonmuodostajan vastuu arkistotoimen hoitamisesta omalta osaltaan todettaisiin 2 momentissa. Ensisijainen vastuunhenkilö olisi 1 momentin mukainen vastuunalainen arkistonhoitaja, mutta viimekädessä vastuu arkistotoimen hoitamisesta määräytyisi viranomaisen vastuuta koskevien yleisten periaatteiden mukaisesti myös vastuunalaisen arkistonhoitajan esimiehille.

Arkistolain nojalla annettavaan asetukseen otettaisiin säännökset siitä, että myös arkistonmuodostajien palveluksessa olevien on omalta osaltaan huolehdittava arkistotoimeen kuuluvien tehtävien täyttämisestä. Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien olisi siten hoidettava hallussaan olevia asiakirjoja huolellisesti ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä. Kielto hävittää asiakirjoja koskisi tietysti kaikkia arkistonmuodostajan palveluksessa olevia. Tällä on merkitystä työntekijöiden kannalta lähinnä sikäli, että asian käsittelyn eri vaiheessa syntyneet asiakirjat on säilytettävä, esimerkiksi erilaista suunnitteluhankkeista on säilytettävä kutakin merkittävää työvaihetta kuvaavat asiakirjat. Sen sijaan kaksoiskappaleita, jäljennöksiä ja muita vastaavia toisteta hävittämiskielto ei koske.

Asetuksessa säädettäisiin edelleen, että arkistonmuodostajan palveluksessa olevan on käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat arkistoon liitettäviksi eli arkistoitaviksi. Arkistonmuodostajan sisäisillä ohjeilla ja määräyksillä voidaan antaa yksityiskohtaisempia ohjeita siitä, miten asiakirjat on ennen arkistoon luovuttamista järjestettävä.

3 luku. Arkistoviranomaiset.

Arkistotoimen viranomaisorganisaatio pysyisi valtionarkiston ja maakunta-arkistojen osalta pääpiirteissään nykyisen kaltaisena. Muutosta sen sijaan merkitsisi se, että ehdotuksen mukaan eräille hallinnonaloille perustettaisiin keskusarkistoja, jotka omalla hallinnonalallaan toimisivat arkistoviranomaisina. Uudistus nykytilaan olisi myös, että arkistotoimen hoidosta kunnissa ja kuntainliitoissa sekä muissa kuntien yhteistoimintaelimissä otettaisiin lakiin säännökset. Lain 3 luvussa säädettäisiin viranomaisorganisaation ja eri viranomaisten toimivallan pääpiirteet.

9 §. Arkistoviranomaisia olisivat valtionarkisto, maakunta-arkistot ja hallinnonalojen keskusarkistot, joista säädettäisiin tarkemmin 13 §:ssä.

10 §. Arkistotoimintaa ohjaisi edelleen valtionarkisto, joka pysyisi opetusministeriön alaisena keskusvirastona. Valtionarkiston tulisi myös valvoa muiden arkistotoimintaa hoitavien viranomaisten sekä arkistonmuodostajien arkistotoimintaa sekä kehittää arkistotoimintaa yleensä.

Valtionarkistolla ja sen alaisilla maakunta-arkistoilla olisi virastojen ja laitosten arkistotoimessa tietyissä kysymyksissä suoranainen lakiin perustuva määräysvalta. Tämä koskisi asiakirjojen säilyttämistä, hävittämistä ja siirtämistä (16, 17 ja 19 §). Lisäksi valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tulisi valvoa arkistotointa muutenkin. Tämä tarkoittaa, että seurataan, miten virastot ja laitokset noudattavat arkistolainsäädännössä niille asetettuja velvollisuuksia. Näiltä osin valtionarkistolla ja maakunta-arkistoilla ei kuitenkaan olisi virastoihin ja laitoksiin suoranaista käskyvaltaa, vaan niiden tulee kiinnittää laiminlyöntejä tai epäkohtia havaitessaan virastojen ja laitosten toiminnasta vastaavien huomiota niihin ja pyytää puutteellisuuksien korjaamista, joka kuuluisi asianomaiseen viraston tai laitoksen velvollisuuksiin. Tässä suhteessa valtionarkiston ja maakunta-arkistojen asema poikkeaisi 13 ja 14 §:ssä tarkoitettujen keskusarkistojen ja kunnallista arkistotoimintaa hoitavien viranomaisten asemasta, koska näillä voisi olla toimialallaan kuuluvien arkistoihin nähden verrattain laajalla määräysvaltaa arkistotointa koskevissa asioissa.

Valtionarkistolla on vakiintunut asema maamme kansallisarkistona, koska se ottaa vastaan keskushallinnon asiakirjat ja muutenkin hankkii Suomen historiallisen kehityksen ja historian tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjoja. Valtionarkiston tehtävästä kansallisarkistona tulisi ottaa maininta arkistolakiin. Valtionarkistoa koskevassa asetuksessa määriteltäisiin tarkemmin millä tavoin valtionarkisto toimisi kansallisarkistona. Valtionarkiston tehtävänä kansallisarkistona olisi:

1) vastaanottaa, säilyttää ja järjestää viranomaisten luovuttamia asiakirjoja;

2) hankkia muista Suomen historian ja sen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä asiakirjoja;

3) pitää asiakirjoja viranomaisten ja muiden tarvitsijain käytettävänä; ja

4) edistää asiakirjojen käyttöä tutkimuksen lähdeaineistona sekä suorittaa asiakirjojen käytettävyyteen liittyvää tutkimusta.

Tavoitteena tulee olla, että valtionarkiston toiminta kansallisarkistona aktivoituisi muun muassa siten, että asiakirjoja pyritään järjestelmällisesti kokoamaan tutkimuksen käytettäväksi.

Tiettyjen edellytyksin voitaisiin käyttää lakiehdotuksen 5 luvun mukaisia yksityisen asiakirjan lunastamis- ja jäljentämisvaltuuksia. Valtionarkiston tulisi myös edistää asiakirjojen käyttöä tieteellisen tutkimuksen lähdeaineistona.

Valtionarkiston keskeinen asema tutkimuksessa käytettävistä asiakirjallisesta lähdeaineistosta vastaavana viranomaisena edellyttää, että se toimii kiinteässä yhteistyössä historian ja yhteiskunnan tutkimusta harjoittavien muiden laitosten kanssa sekä osallistuu tutkimuksen suunnitteluun ja myös itse edistää sitä.

11 §. Arkistotoimen yleisinä paikallisviranomaisina olisivat edelleen maakunta-arkistot. Nämä ohjaisivat ja valvoisivat sekä kehittäisivät arkistotointa piirissään valtionarkiston alaisina siinä käsin niitä tehtäviä ei ole siirretty hallinnonalan keskusarkistolle tai kunnan arkistotoimesta vastaavalle viranomaisille.

Maakunta-arkiston tulisi piirissään hoitaa myös samanlaisia tehtäviä kuin valtionarkistolle kansallisarkistona on säädetty. Tässä tarkoituksessa maakunta-arkistot valvontatoimen johdon ja valvonnan alaisina muun muassa vastaanottamista, säilyttämistä ja järjestettäväksi Suomen historian ja sen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä asiakirjoja sekä edistää asiakirjojen käyttöä tieteellisen tutkimuksen lähdeaineistona. Maakunta-arkistoihin voitaisiin edelleenkin ottaa säilytettäväksi yksityisiä asiakirjoja.

Maakunta-arkistojen piirin rajat määräisi valtioneuvosto. Tällä hetkellä maakunta-arkistoja on seitsemän ja niiden tehtäväpiirit kattavat koko maan. Käytännössä Helsingin seudulla maakunta-arkistoille kuuluvia tehtäviä on hoidettu valtionarkistossa.

12 §. Lain 10 ja 11 §:ssä säädettäisiin vain valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tehtävien pääpiirteet. Tarkemmat säännökset niiden tehtävistä ja järjestysmuodoista annettaisiin asetuksella.

13 §. Hallinnonalan keskusarkistolla tarkoitetaan arkistoa, johon useat saman hallinnonalan arkistonmuodostajat luovuttavat asiakirjojaan. Tällaisia keskusarkistoja on tällä hetkellä puolustusvoimien ja ulkoasiainhallinnon asiakirjoja varten. Pykälän mukaan vakiinnutettaisiin nykyinen käytäntö näiden osalta. Hallinnonalan keskusarkistot lueteltaisiin laissa, jotta uusien keskusarkistojen syntymistä voitaisiin valvoa ja rajoittaa arkistoviranomaisorganisaation epätarkoituksenmukaista hajaantumista.

Hallinnonalan keskusarkisto ohjaisi ja valvoisi sekä kehittäisi toimialaansa kuuluvien viranomaisten, yhteisöjen ja laitosten arkistotoimintaa siten kuin arkistolainsäädännössä ja keskusarkistoa koskevissa muissa säännöksissä määrätään. Arkistoviranomaisorganisaation toiminnan yhtenäisyyden varmistamiseksi tulisi eräistä hallinnonalan keskusarkistojen tehtävistä säätää arkistolain nojalla annettavalla asetuksella.

14 §. Vuonna 1976 säädetyssä kunnallislaissa (953/76) ei ole säännöksiä kuntien arkistoista, vaan laissa ainoastaan viitataan muualla lainsäädännössä oleviin kuntien arkistoja koskeviin säännöksiin. Kunnat ovat varsin tärkeä arkistonmuodostajatahokokonaisuus. Vuonna 1975 kunnilla oli yhteensä lähes 200 hyllykilometriä arkistoaineksia ja niiden kasvu vuodessa on noin 9 kilometriä. Näihin lukuihin eivät sisälly koulutoimen ja terveyshallinnon asiakirjat. Tämän vuoksi on tarpeen, että jokaisella kunnalla on viranomainen, joka johtaa ja valvoo sekä kehittää kunnan arkistotoimintaa.

Lakiehdotuksen mukaan vastuu kunnan arkistotoimen järjestämisestä kuuluu viime kädessä kunnanhallitukselle. Pienissä kunnissa arkistotoimi voidaan järjestää osana kunnan virastojen yleistä hallintoa, mutta kunnan koon kasvaessa lisääntyy myös arkistotoimen erityisviranomaisen tarve. Arkistoviranomaisen määräisi kunnanvaltuusto, joka myös päättäisi kunnan arkistoviranomaisen toimivallasta kunnan lautakuntiin, virastoihin ja laitoksiin nähden. Jos kunnassa on keskusarkisto, se kuuluisi myös kunnan arkistotoimintaa hoitavan viranomaisen toimialaan. Kunnan arkistotoimen johtamistehtävät ja keskusarkistotehtävät voitaisiin antaa myös samalle viranomaiselle. Useat suuret kunnat ovat perustaneet arkistotoimensa hoitamista varten keskusarkistot, joiden ansiosta arkistotoimen taso on saatu merkittävästi kohennetuksi. Keskusarkistojen perustamista suuriin kuntiin tulisi jatkaa. Keskusarkisto voisi myös olla useille kunnille yhteinen ja sen perustaminen voisi tapahtua kuntien yhteistoiminnan jotakin muuta, esimerkiksi kuntainliittoa, hyväksi käyttäen.

Kunnan arkistoa koskevia säännöksiä olisi soveltuvin osin noudatettava kuntainliitoissa.

15 §. Pykälässä säädettäisiin valtionarkiston ja maakunta-arkistojen sekä hallinnonalan keskusarkistojen tehtävistä ja toimivallasta. Näihin kuuluisi arkistojen tarkastaminen, kuten nykyisenkin lain mukaan. Lisäksi arkistoviranomaisten tulee ehdotuksen mukaan antaa ohjeita ja neuvoja arkistotoimen hoitamisesta. Pyrkimyksenä tulisi olla, että ohjeiden anto olisi keskeinen arkistotoimen johtamistapa. Tarkastuksia tulisi suorittaa lähinnä sen selvittämiseksi, miten ohjeita on käytännössä noudatettu ja sovellettu. Arkistotointa koskevia neuvoja voitaisiin antaa myös yksityisille arkistonmuodostajille.

Valtionarkistolla olisi oikeus antaa ohjeita valtionhallinnon kaikille arkistoille. Valtionarkisto ja maakunta-arkistot antaisivat lisäksi neuvoja ja ohjeita kunnille ja kuntainliitoille ja lähinnä maakunta-arkistot tarkastaisivat näiden arkistoja. Käytännössä on edellytettävä yhteistyötä näiden arkistojen sekä valtionarkiston ja asianomaisen maakunta-arkiston kesken.

4 luku. Asiakirjojen säilyttäminen, siirtäminen ja hävittäminen.

16 §. Arkistoon kuuluvien asiakirjojen säilymisen turvaamiseksi ne tulee säilyttää tiloissa, jotka on alun perin rakennettu arkistoksi tai muuten täyttävät asiakirjojen säilytyksen asettamat vaatimukset. Näiden mukaan asiakirjoja tulee suojata palon vaaralta ja kosteudelta sekä muulta turmeltumiselta, esimerkiksi pieneliöitten aiheuttamilta tuhoilta. Tämän varmistamiseksi arkistoviranomaisten tulee voida määräävästi vaikuttaa siihen, millaisissa tiloissa arkistoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään.

Säilytystilan käyttöönoton edellytyksenä pykälän 2 momentin mukaan olisi, että valtionarkisto, maakunta-arkisto tai hallinnonalan keskusarkisto, joka valvoo viranomaisen arkistotointa, on hyväksynyt sen arkistoksi tarkoitetut tilat asiakirjojen säilytyspaikaksi. Valtionarkisto antaisi rakennushallitusta kuultuaan yleisohjeet arkistotiloille asetettavista vaatimuksista. Näin voidaan varmistaa, että uudisrakennuksissa arkistotilat suunnitellaan ja rakennetaan sellaisiksi, että ne voidaan myös hyväksyä tarkoitukseensa.

17 §. Valtionarkisto ja maakunta-arkistot olisivat edelleen valtionhallinnon asiakirjojen lopullisina säilytyspaikkoina eli päätearkistoina. Eräät hallinnonalojen keskusarkistot, muun muassa sota-arkisto, ovat nykyisin käytännössä päätearkistoja. Pykälän mukaan valtionhallinnon arkistonmuodostajien asiakirjat siirrettäisiin säilytettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon asetuksella säädettävän määräajan kuluessa. Pääsääntöisesti on siirrettäväksi tarkoitus saattaa 50 vuotta vanhemmat asiakirjat. Alle 10 vuotta vanhoja asiakirjoja tulisi siirtää vain asianomaisen viranomaisen suostumuksella. Alle 50, mutta yli 10 vuotta vanhojen asiakirjojen siirtäminen olisi tarkoitus jättää valtionarkiston harkintaan, jolloin siirtämistä harkittaessa ratkaisu olisi lähinnä perusteltava yhtäältä tutkimuksen tarpeisiin ja toisaalta siihen, kuinka aktiivisessa käytössä asiakirjat ovat vielä asianomaisessa viranomaisessa. Siirtämistä harkittaessa tulisi myös ottaa huomioon säilytystilojen riittävyys ja kunto. Ensi vaiheessa määräisi siirrosta valtionarkisto, mutta opetusministeriölle tulisi asetuksella antaa valtuutus myöntää poikkeuksia siirtovelvollisuudesta. Tällaista poikkeusmenettelyä olisi sovellettava ainakin ulkoasiain- ja puolustushallinnon asiakirjoihin sekä maanmittaushallinnon eräisiin asiakirjaryhmiin. Asianomaisten virastojen ja laitosten tulisi tällaisissa tapauksissa kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota tutkijainpalvelun järjestämiseen poikkeusmenettelyn alaisten asiakirjojen osalta.

Joissakin tapauksissa saattaa asiakirjojen käyttötarve tai niiden laatu edellyttää muuta säilytyspaikkaa. Asiakirjat on kuitenkin aina säilytettävä jonkun viranomaisen luona. Sellaisten asiakirjat, joiden käyttö on vähäistä ja jotka vievät merkittävästi arkistotilaa, voidaan tulevaisuudessa säilyttää varastoituina muihin kuin verrattain kalliisiin arkistotiloihin. Toisaalta saattaa joku arkistokokonaisuus suurehkon tutkimushankkeen lähdeaineistona olla syytä lainata tutkimuslaitokseen, mikäli sillä on käytettävissään asianmukaiset säilytystilat.

Asiakirjojen laadun vuoksi saattaa olla syytä järjestää erityisiä säilytystiloja asianomaisen viranomaisen arkiston yhteyteen. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi kartat ja piirrokset. Arkistolaissa asiakirjoihin rinnastettavat muutkin tallenteet kuten mikrofilmit sekä ääni- ja magneettinauhat saattavat edellyttää erityisiä arkistotilojen järjestelyjä.

18 §. Asiakirjojen siirtovelvollisuus ei koskisi kunnan ja kuntainliiton eikä evankelis-luterilaisen kirkon viranomaisia, joiden asiakirjat siis pysyvästi säilytettäisiin niiden alkuperäisillä haltijoilla. Pykälän mukaan olisi kuitenkin mahdollista ottaa myös tällaisten viranomaisten asiakirjoja säilytettäväksi valtionarkistoon tai asianomaiseen maakunta-arkistoon. Tällaiset vapaaehtoiset siirrot ovat toivottavia erityisesti tutkimuksen kannalta.

19 §. Tulevaisuudessa arkistotoimen hoitaminen tulee yhä selvemmin olemaan jatkuvaa asiakirjojen säilyttämis- ja hävittämistarpeen yhteen sovittamista. Syynä tähän on hallinnossa syntyvien asiakirjamäärien voimakas kasvu, joka hillitsemättömänä jatkuessaan johtaisi joko asiakirjojen summittaiseen ja suunnittelemattomaan hävittämiseen taikka asiakirjojen säilytyskustannusten jatkuvaan voimakkaaseen kohoamiseen. Jos kaikki asiakirjat tai edes suurin osa niistä säilytettäisiin, niitä voitaisiin hyödyntää hallinnossa ja tutkimuksessa vain suuritöisten ja kalliiden rekisterien ja erityisten hakujärjestelmien avulla.

Asiakirjojen määrä viranomaisten arkistoissa kasvaa jatkuvasti voimakkaasti. Vuonna 1975 viranomaisten arkistoissa oli kaikkiaan 778 hyllykilometriä asiakirjoja. Arkistojen vuosikasvu koko julkishallinnossa on 40 hyllykilometriä. Tarpeettomien asiakirjojen hävittämisen merkitystä kuvaa se, että valtionarkistossa ja maakunta-arkistoissa samana aikana oli vapaana arkistotiloja vain noin 25 hyllykilometriä eli valtion virka-arkistojen noin kahden vuoden kasvun verran.

Pysyvästi säilytettäviä viranomaisten asiakirjoista on nykyisin 30-40 %. Tätä lukua on pidettävä tarpeettoman suurena. Säilytysprosentit Yhdysvalloissa ja Neuvostoliitossa ovat 1-4 sekä Ruotsissa 20-30. Korkeampi kuin Suomessa se on esimerkiksi Norjassa, 40-60 ja Ranskassa, 50-70. Tavoitteeksi voidaan meillä asettaa säilytysprosentin alentaminen keskimäärin 20:een. Tämä edellyttää asiakirjojen seulonnan ja hävittämisen tehostamista, minkä vuoksi arkistolainsäädäntöön on otettava asiakirjojen hävittämisestä nykyistä yksityiskohtaisempia säännöksiä.

Oikeus päättää asiakirjojen hävittämisestä kuuluisi edelleen valtionarkistolle yksin. Tästä säädettäisiin 19 §:ssä. Säännös on kirjoitettu siten, että asiakirjojen hävittämisestä annetaan valtionarkiston määräys, eikä vain lupa, kuten nykyisessä laissa. Tällä on haluttu korostaa hävittämisen välttämättömyyttä ja merkitystä arkistotoimessa. Määräys asiakirjojen hävittämiseen voitaisiin antaa yleisohjeella taikka yksittäisellä, tiettyjä nimettyjä asiakirjoja koskevalla päätöksellä. Yleisohjeella annettava hävittämislupa tarkoittaa, että asiakirjat, jotka saadaan luvan mukaan hävittää, luetellaan päätöksessä vain tyypiltään. Yleisohjeella annettava hävittämislupa voidaan, kuten tähänkin mennessä, yhdistää viranomaisen arkisto- tai diaarikaavaan taikka muuhun vastaavan arkistointiohjeeseen.

Tehokkaan hävittämisen vuoksi saattaa olla perusteltua, että ensimmäisessä vaiheessa asianomainen viranomainen itse harkitsee, mitä sen asiakirjoja voitaisiin hävittää. Tällaisen hävittämisesityksen tekeminen johtaa myös tarkoituksenmukaiseen työnjakoon valtionarkiston ja viranomaisten kesken hävittämisasioissa. Tämän vuoksi 1 momentissa säädettäisiin, että valtionarkisto voi vaatia virastoa tai laitosta tekemään esityksen tarpeettomiksi katsomiensa asiakirjojen hävittämisestä.

Käytännössä on arkistojen tarkastusten yhteydessä jouduttu ottamaan kantaa arkistossa olevien asiakirjojen säilyttämiseen. Yleensä kysymyksessä on asiakirja-aines, joka selvästi voidaan todeta hävittämiskelpoiseksi. Tällöin on tarpeetonta, että hävittämiseen joudutaan hankkimaan lupa aina valtionarkistosta saakka. Tämän vuoksi ehdotetaan pykälän 2 momentissa, että valtionarkisto voi antaa maakunta-arkistolle taikka asianomaiselle hallinnonalakohtaiselle keskusarkistolle tai kunnallista arkistoa johtavalle viranomaiselle oikeuden päättää tiettyjen päätöksessä määritettyjen arkistojen, arkistoryhmien tai asiakirjaryhmien hävittämisestä.

Nykyisen julkisista arkistoista annetun lain mukaan arkistoista saa hävittää vain tarpeettomiksi katsottuja asiakirjoja. Vaikka tätä edellytystä ei nimenomaan ole lakiehdotukseen kirjattu, ei tässä suhteessa ole tarkoitus muuttaa aikaisempaa lainsäädäntöä ja käytäntöä. Yleensä hävittämisasiassa tulee vireille valtionarkistossa viraston esityksestä ja tällöin siihen sisältyy viraston kannanotto asiakirjojen tarpeellisuudesta viraston oman toiminnan kannalta. Valtionarkiston asian on harkita, tarvitaanko asiakirjoja tutkimuksen tarpeisiin tai mahdollisesti muiden viranomaisten toiminnassa. Tämä saattaa edellyttää lausuntojen pyytämistä eri virastoilta ja asiantuntijoilta. Yleisohjeella annettavien hävittämispäätösten tärkeän merkityksen vuoksi ne olisi pääsääntöisesti tehtävä valtionarkiston istunnossa.

Hävittämisen tehokkaan täytäntöönpanon varmistamiseksi ehdotetaan 3 momentissa säädettäväksi, että asiakirjat, jotka on määrätty hävitettäviksi, on myös hävitettävä nopeasti ja tehokkaasti. Hävittämistavasta ja hävittämisestä muutenkin voisi valtionarkisto tai asianomainen maakunta-arkisto taikka muu hävittämisestä määräävä viranomainen antaa arkistonmuodostajalle tarkempia ohjeita. Asiakirjat tulisi hävittää sellaisella tavalla, joka estää asiakirjojen tietoaineksen käyttämisen hävittämisen jälkeen. Asiakirjojen hävittämisen seuraamiseksi tulisi valtionarkistossa jatkuvasti koota tietoja myönnetystä hävittämisluvista sekä toimeenpannuista asiakirjain hävityksistä.

Asiakirjojen hävittämistä koskevia säännöksiä voidaan ottaa myös muihin lakeihin, mutta asetuksella tai muilla lakia alemmantasoisilla säädöksillä ei voitaisi säätää poikkeusta arkistolain mukaisesta hävittämismenettelystä.

5 luku. Yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä.

Yksityisillä arkistoilla tarkoitetaan yksityisten henkilöiden tai sukujen taikka yksityisoikeudellisten yhteisöjen, esimerkiksi yhdistysten tai osakeyhtiöiden arkistoja. Näihin kuuluvien asiakirjojen järjestämisestä tai hoitamisesta ei ole säännöksiä, eikä niitä tässä yhteydessä myöskään ole tarkoitus antaa laajemmalti kuin tieteellisten tutkimuksen turvaamisen kannalta on välttämätöntä.

Julkisista arkistoista annetun lain 13 §:n (293/63) mukaan asiakirjalliseksi muistomerkiksi katsottava yksityiseen arkistoon kuuluva asiakirja voidaan jäljentää tai lunastaa valtiolle. Edellytyksenä on lisäksi, että asiakirjalliseksi muistomerkiksi katsottava asiakirja aiotaan hävittää tai luovuttaa toiselle. Säännöstä ei käytännössä ole sovellettu, lähinnä sen vuoksi, ettei viranomaisten tietoon ole juurikaan tullut säännöksessä tarkoitettuja tapauksia, sekä ennen kaikkea sen vuoksi, että lunastaminen ja jäljentäminen voidaan kohdistaa vain asiakirjalliseksi muistomerkiksi katsottavaan asiakirjaan, mitä edellytystä on pidettävä tarpeettoman tiukkana. Koska jatkuvasti on vaarana, että muun muassa vanhojen asiakirjojen keräilyn laajentuessa sekä merkittävien yksityisten arkistojen lisääntyessä ja jäädessä vaille tarvittavaa huolenpitoa, tärkeitä yksityisiä asiakirjoja voi joutua kadoksiin, tuhoutua taikka tulla myydyiksi, on lunastamis- ja jäljentämissäännöstä täsmennettävä. Lunastamisesta ja jäljentämisestä ehdotetaan tämän vuoksi otettavaksi säännökset lain 5 lukuun. Samalla säännöksiä täydennettäisiin lunastamis- ja jäljentämismenettelyjen osalta, niin että myös asiakirjan omistajan oikeusturva tulisi tyydytetyksi. Tähän lukuun sisältyisi myös säännökset siitä, miten valtionarkisto voi ottaa yksityisiä asiakirjoja säilytettäväksi sekä muuten täyttää tehtävänsä kansallisarkistona.

Yksityisluonteisten arkistojen valtionavustusta annetun lain (998/74) mukaan yksityiselle arkistolle voidaan myöntää valtionapua, jos arkistoaineksella on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muutoin huomattavaa yleistä merkitystä. Valtionapu myönnetään arkistoaineksen kokoamista, säilyttämistä, järjestämistä ja luettelointia sekä käyttöön asettamista varten. Nämä säännökset jäisivät edelleen sellaisenaan sovellettaviksi yksityisiin arkistoihin. Lakiehdotuksen yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä voitaisiin soveltaa myös valtionapua saaviin yksityisiin arkistoihin.

20 §. Valtionarkistoon ja maakunta-arkistoon voitaisiin edelleen tallettaa säilytettäväksi yksityisiä arkistoja tai niihin kuuluvia asiakirjoja näiden luovuttajan ja arkiston välisellä sopimuksella. Pykälässä ehdotetaan lisäksi säädettäväksi, että talletetun arkistoon kuuluvan asiakirjan julkisuudesta on noudatettava siitä voimassa olevien säännösten ja määräysten lisäksi, mitä julkisuudesta on arkiston säilytettäväksi luovuttajan kesken ehkä sovittu. Tämä säännös tulisi sovellettavaksi myös yksityisluontoisten arkistojen valtionavustusta annetun lain 13 §:n 1 momentissa tarkoitettuna säännöksenä.

Valtionarkistoon säilytettäväksi on saatu merkittävästi yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja 1970-luvulla toimineen yksityisarkistokomitean työn tuloksena. Tämä toimikunta selvitti, missä oli tärkeitä yksityisiä asiakirjoja tai arkistoja sekä kääntyi näiden omistajien puoleen pyytäen asiakirjojen siirtämistä valtionarkistoon säilytettäväksi. Tästä toiminnasta saatujen myönteisten tulosten vuoksi on perusteltua jatkaa vastaisuudessakin samantyyppistä asiakirjojen keruuta.

21 §. Säännöksen tarkoittama rekisteri tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisistä yksityisistä asiakirjoista, kokoelmista tai arkistoista viittaa valtionarkiston tehtävään maan kansallisarkistona. Säännös on tarpeen lähinnä siltä varalta, että tietosuojajärjestelyjen toteutuessa mahdollisuudet yksityisiä koskevien rekisterien pitämiseksi vähenevät tai lakkaavat.

22 §. Pykälässä säädettäisiin asiakirjan lunastamis- ja jäljentämisedellytyksistä. Lunastaminen taikka jäljentäminen voisi tulla kysymykseen, jos yksityisen hallussa oleva asiakirja, kokoelma tai arkisto, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muuten merkityksellinen, ilmeisesti on vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka se tarjotaan myytäväksi. Lunastamisesta olisi omistajalle suoritettava käyvän hinnan mukainen korvaus. Sen sijaan jäljentämisestä ei korvausta suoritettaisi, mutta tässäkin tapauksessa olisi luonnollisesti omistajalle aiheutuneet kulut yleisten periaatteiden mukaan korvattava valtion varoista.

Päätöksen asiakirjan lunastamisesta taikka jäljentämisestä tekisi valtionarkisto. Tarvittaessa valtionarkisto voisi kuulla asiantuntijoita esimerkiksi asiakirjojen tieteellisen merkityksen arvioimiseksi. Luonnollisesti olisi myös asiakirjojen omistajalle varattava tilaisuus tulla kuulluksi ainakin ennen lopullisen lunastamis- tai jäljentämispäätöksen tekemistä valtionarkistossa.

Lunastamiseen käytettäisiin tulo- ja menoarvioon otettuja määrärahoja. Tämän vuoksi lunastamispäätöksen tekeminen edellyttää, että lunastushinnan suorittamiseksi voidaan osoittaa tarvittavat varat.

Laissa kulttuuriesineiden maastaviennin rajoittamisesta (445/78) on säännökset myös tieteellisesti merkittävien asiakirjojen, arkistojen taikka muiden kokoelmien maastaviennin rajoittamisesta. Tämän vuoksi ei arkistolainsäädännössä tarvitsisi säännöksiä asiakirjojen maasta viennin varalta.

23 §. Käytännössä saattaa tapahtua, ettei 22 §:n mukaiselle lunastamis- tai jäljentämispäätöksen tekemiselle jää riittävästi aikaa, vaan asiakirjat luovutetaan taikka tuhoutuvat nopeasti. Tämän vuoksi ehdotetaan, että valtionarkisto voisi väliaikaisesti määrätä asiakirjan, kokoelman tai arkiston, jolla voidaan olettaa olevan merkitystä tieteelliselle tutkimukselle, välittömästi siirrettäväksi säilytettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka muuhun varmaan säilytyspaikkaan viranomaisen luona. Väliaikainen säilytysmääräys olisi voimassa siihen saakka, kunnes kysymys lunastamisesta tai jäljentämisestä on lainvoimaisesti ratkaistu.

Lain 23 §:n nojalla tehdyn päätöksen voimassaoloaan ei asiakirjoista tietenkään saa antaa tietoja lunastamis- tai jäljentämismenettelyn ulkopuolisille. Jos vaatimus lunastamisesta tai jäljentämisestä lopullisesti hylätään, kielto tietojen antamisesta asiattomille jatkuu säilytysajan jälkeenkin.

24 §. Jos lunastaminen tai jäljentäminen saadaan lainvoimaisella päätöksellä suorittaa, on lainkohdan mukaan samalla määrättävä, milloin lunastetut asiakirjat tai niiden jäljennökset tulevat julkisiksi. Tällöin on soveltuvin osin noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä tai niiden nojalla annettuja määräyksiä. Lähtökohtana on pidettävä, että lunastamisesta taikka jäljentämisestä aiheutuva yksityisen edun syrjäytyminen ei saisi olla suurempi kuin, mitä tieteellisen tutkimuksen kannalta on ehdottoman välttämätöntä. Tämän vuoksi voidaan lähtökohtana julkiseksituloa määrättäessä pitää verrattain pitkää salassapitoaikaa. Tutkimuksen tarpeita varten voitaneen käyttää myös yleisten asiakirjojen julkisuudesta annetun lain 20 §:n 2 momentin mukaista menettelyä tiedon antamisesta salassapidettävästä asiakirjasta ministeriön yksittäisellä päätöksellä.

25 §. Lainkohtaan sisältyvät asiakirjan omistajan oikeusturvan takaamiseksi säännökset muutoksenhakukeinoista. Yleisen periaatteen mukaisesti ei valtionarkiston 23 §:n mukaiseen väliaikaiseen päätökseen saisi lainkaan hakea erikseen muutosta. Valtionarkiston päätökseen, jolla asiakirja on päätetty lunastaa taikka jäljentää, voitaisiin hakea muutosta siinä järjestyksessä kuin muutoksesta hallintoasioissa on säädetty. Muutosta valtionarkiston ensimmäisenä asteena tekemään ratkaisuun haettaisiin korkeimmalta hallinto-oikeudelta, jonka päätös asiassa olisi lopullinen.

26 §. Lainkohdassa ehdotetaan säädettäväksi rangaistus yksityisen asiakirjan, kokoelman tai arkiston lunastamisen ja jäljentämiseen liittyvän salassapitovelvollisuuden rikkomisesta. Lunastamis- ja jäljentämismenettelyyn osallistuneen salassapitovelvollisuus ulottuu menettelyn kohteena olevan asiakirjan lisäksi sen omistajaa ja haltijaa koskeviin tietoihin.

6 luku. Erinäisiä säännöksiä.

27 §. Nykyisen julkisista arkistoista annetun lain 13 §:n mukainen asiakirjallisen muistomerkin lunastamis- ja jäljentämisvalta koskee myös kunnallisessa tai kirkollisessa arkistossa säilytettävää asiakirjaa. Koska lakiehdotus koskisi myös kunnallisia arkistoja, ei näitä varten tarvita lunastamis- ja jäljentämisvaltuutta. Tämän vuoksi esitetään lakiehdotuksessa, että 5 luvun yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä voitaisiin soveltuvin osin noudattaa kirkollisessa arkistossa säilytettävään tieteelliselle tutkimukselle merkitykselliseen asiakirjaan, kokoelmaan tai arkistoon, joka on ilmeisesti vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka joka tarjotaan myytäväksi.

28 §. Asiakirjojen säilymisen turvaamiseksi tulee huolehtia, etteivät asiaan kuulumattomat pääse niitä käsittelemään. Tämä säännös asettaa vaatimuksia sekä arkistotilojen suunnittelulle ja rakentamiselle että niiden valvonnalle.

Edellytyksistä, joilla arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan lainata käytettäväksi arkiston ulkopuolella säädettäisiin asetuksella. Asiakirjoja tulisi edelleen voida saada kuittausta vastaan lainaksi virkatoiminnassa käytettäväksi. Yksityisen käyttöön tulisi asiakirjoja voida lainata valtionarkistoon, maakunta-arkistoihin tai valtionarkiston hyväksymiin muihin laitoksiin. Sillä, joka on luovuttanut yksityisen asiakirjan säilytettäväksi tässä laissa tarkoitetussa arkistossa, tulisi olla oikeus saada asiakirja haltuunsa käytettäväksi.

29 §. Valtionarkistossa ja maakunta-arkistoissa sekä hallinnonalan keskusarkistossa säilytettävistä asiakirjoista annettaisiin edelleenkin jäljennöksiä ja todistuksia säädettyä maksua vastaan. Maksu suoritettaisiin jäljennöksen tai todistuksen antaneelle arkistolle.

Pykälän sanamuodon mukaan arkistosta olisi annettava vain "jäljennöksiä ja todistuksia". Tämä merkitsee, ettei arkisto ole velvollinen toimittamaan pykälässä säädetyn velvollisuutensa täyttämiseksi tutkimusluontoista työtä tai laatimaan selvityksiä pyydetystä kysymyksestä. Rajanveto selvityksen ja todistuksen välillä on käytännössä tietenkin joskus hankalaa, esimerkiksi sukuselvitys voidaan jossakin tapauksissa katsoa siinä määrin vaativaksi, ettei arkistoa voida pitää velvollisena sitä pykälän nojalla antamaan.

30 §. Arkistojen palvelutehtävänä 2 luvun mukaan on toimia tiedon lähteenä. Kuten edellä 6 ja 29 §:n perusteluissa on todettu, tämä nimenomaan merkitsee, että arkistojen tehtävänä varsinaisesti ole uuden tutkimustiedon tuottaminen. Joissakin tapauksissa tämä toiminta soveliaimmin on suoritettavissa valtionarkistossa tai maakunta-arkistossa, jonka henkilökunnalla usein on valmius myös tieteelliseen tutkimukseen. Tämän vuoksi pykälässä ehdotetaan säädettäväksi, että valtionarkisto ja maakunta-arkistot voivat tehdä valtion ja kunnan viranomaisten sekä yksityisten ja yhteisöjen tilaamia selvityksiä ja muita vastaavia tutkimuksia, jotka eivät varsinaisesti kuulu arkiston tehtäviin, esimerkiksi yksityisten arkistojen järjestämistä koskevat selvitykset. Selvityksestä ja palveluista olisi perittävä erikseen säädettävä maksu.

1.2. Tarkemmat säännökset ja määräykset.

Arkistolain täytäntöönpanosta tulisi ehdotuksen 31 §:n nojalla annettavaksi oma asetuksensa. Lisäksi säädettäisiin valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tehtävistä ja järjestysmuodoista edelleenkin erikseen asetuksella.

Arkistoasetuksessa säädettäisiin ensinnäkin siitä, miten virastot ja laitokset jakautuisivat eri arkistoviranomaisten toimipiiriin. Valtionarkisto olisi keskushallinnon ja maakunta-arkistot piiri- ja paikallishallinnon arkistoviranomaisia. Lisäksi asetuksessa säädettäisiin hallinnonalakohtaisten keskusarkistojen tehtävistä. Näitä koskevat säännökset voidaan sijoittaa myös hallintoasetuksiin. Arkistoasetukseen tulisi myös arkistotoimintaa koskevat tarkemmat säännökset. Käytännön arkistotointa virastoissa ja laitoksissa säänneltäisiin arkistosäännöllä, joka sisältäisi määräykset muun muassa kirjaamisesta, asiakirjasarjoista ja asiakirjojen säilytysajoista. Lisäksi siinä olisi annettavaa määräykset siitä, mitkä ovat viraston tai laitoksen arkistonmuodostajat. Asetukseen tulisi myös arkistoviranomaisille tehtäviä ilmoituksista, asiakirjojen laatimista sekä arkistoluetteloita koskevia säännöksiä.

Arkistoasetukseen tulevia säännöksiä virastojen ja laitosten palveluksessa olevien velvollisuuksista asiakirjojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa sekä asiakirjojen siirtämisestä on selostettu edellä 8 ja 17 §:n kohdalla. Siirtämisvelvollisuuden lisäksi asetuksessa säädettäisiin siirrettävien asiakirjojen kunnostamisesta sekä luovutusluettelosta. Asetuksessa säädettäisiin myös asiakirjojen lainaamisesta. Pääsääntönä olisi, että arkistoon kuuluvia asiakirjoja annetaan lainaksi vain viranomaisille. Arkistotilojen osalta asetukseen sisältyisivät säännökset piirustusten hyväksymisestä sekä arkistoviranomaisten kuulemisesta uusien rakennushankkeiden suunnittelussa. Asetukseen sisältyisivät säännökset vielä arkistojen tarkastuksessa huomioon otettavista seikoista sekä menettelystä havaittujen puutteellisuuksien korjaamiseksi.

Valtionarkistoa ja maakunta-arkistoja koskevat asetukset on tarkoitus myöhemmässä vaiheessa uudistaa siten, että organisaatiot saatetaan mahdollisimman hyvin vastaamaan uudistetun arkistolainsäädännön asettamia ohjaus-, valvonta- ja kehittämistehtäviä.

1.3. Voimaantulo.

Lain voimaantuloa varten olisi varattava riittävän pitkä aika, jonka kuluessa uuden lainsäädännön edellyttämät toimenpiteet voidaan suorittaa. Tämän vuoksi ehdotetaan, että laki tulisi voimaan kahden vuoden kuluttua sen hyväksymisestä.

Arkistoasetuksessa säädettävät arkistosäännöt olisi saatava voimaan viiden vuoden kuluessa arkistoasetuksen voimaantulosta. Uusi arkistolaki kumoaisi voimassa olevan lain julkisista arkistoista (18/39). Arkistoasetuksella kumottaisiin lain täytäntöönpanosta ja soveltamisesta annettu asetus (85/39) sekä valtioneuvoston päätös virallisten arkistojen suojelusta (309/27). Sen sijaan valtionarkistosta annettu asetus (313/52) ja maakunta-arkistoista annettu asetus (619/70) jäisivät toistaiseksi voimaan.

Edellä esitetyn perusteella annetaan Eduskunnan hyväksyttäväksi seuraava lakiehdotus:

Arkistolaki.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään:

1 luku. Yleisiä säännöksiä.

1 §.

Tämä laki koskee valtion sekä kuntien ja kuntainliittojen virastojen ja laitosten arkistoja.

Eduskunnan, eduskunnan kirjaston, eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian, valtiontilintarkastajien ja Pohjoismaiden neuvoston Suomen valtuuskunnan arkistoihin sekä tasavallan presidentin muihin arkistoihin kuin tasavallan presidentin kanslian arkistoon sovelletaan kuitenkin vain 4-6, 8 ja 28 §:ää.

2 §.

Jos yhteisö tai säätiö lain, asetuksen tai lakiin sisältyvän valtuutuksen perusteella hoitaa julkista tehtävää ja sille tämän johdosta kertyy yleisiä asiakirjoja, tätä lakia sovelletaan yhteisön tai säätiön arkistoon siinä olevien yleisten asiakirjojen osalta.

Valtioneuvosto voi määrätä, että tätä lakia on sovellettava valtionapua saavan yksityisen yhteisön tai laitoksen arkistoon.

Tämä laki ei koske Suomen Pankkia, kansaneläkelaitosta eikä Postipankkia. Evankelis-luterilaisen kirkon arkistoista säädetään kirkkolaissa (635/64).

3 §.

Muihin kuin 1 ja 2 §:ssä tarkoitettuihin arkistoihin sovelletaan vain 5 luvun säännöksiä. Yksityisluontoisten arkistojen hoitamista varten myönnettävästä valtionavusta on säädetty erikseen.

Yleisten asiakirjain julkisuudesta on voimassa, mitä siitä erikseen säädetään ja määrätään.

4 §.

Tässä laissa tarkoitetun viraston, laitoksen, yhteisön tai säätiön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka sen tehtävien johdosta ovat sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet. Toimintayksikköä, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus, sanotaan tässä laissa arkistonmuodostajaksi.

Mitä tässä laissa säädetään asiakirjasta, koskee myös siihen verrattavaa karttaa, piirrosta, kuvaa ja filmiä sekä lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavoin aikaansaatua tallennetta.

2 luku. Arkistotoimi.

5 §.

Arkistotoimeen kuuluu arkistohakemistojen laatiminen, asiakirjojen liittäminen arkistoon, niiden järjestäminen, säilyttäminen ja pitäminen tarvitsijain käytettävissä sekä asiakirjojen käyttötarpeen määrittäminen, asiakirjojen seulominen ja toisarvoisten asiakirjojen hävittäminen.

6 §.

Arkistotointa on hoidettava siten, että arkistot voivat tehokkaasti palvella tiedon lähteinä arkistonmuodostajaa ja muita viranomaisia, yksityisiä sekä tutkimusta.

7 §.

Asiakirjoja ei saa hävittää ilman lupaa. Hävittämismenettelystä säädetään 4 luvussa.

8 §.

Jokaisella arkistolla tulee olla vastuunalainen hoitaja.

Jokainen arkistonmuodostaja vastaa arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta.

3 luku. Arkistoviranomaiset.

9 §.

Arkistoviranomaisia ovat valtionarkisto ja maakunta-arkistot yleisarkistoina sekä tässä laissa säädetyt hallinnonalan keskusarkistot.

10 §.

Arkistotoimen ylin ohjaus ja valvonta sekä yleinen kehittäminen kuuluvat valtionarkistolle, joka on opetusministeriön alainen keskusvirasto. Valtionarkisto toimii myös maan kansallisarkistona.

11 §.

Maakunta-arkiston tulee valtionarkiston alaisena piirissään ohjata, valvoa ja kehittää arkistotointa. Maakunta-arkistojen piirien rajat määrää valtioneuvosto.

12 §.

Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tehtävistä ja järjestysmuodosta säädetään asetuksella.

13 §.

Hallinnonalan keskusarkisto, johon useat arkistonmuodostajat luovuttavat asiakirjojaan, on ulkoasiainhallinnolla sekä puolustushallinnolla ja rajavartiolaitoksella. Puolustusministeriön, puolustusvoimien ja rajavartiolaitoksen keskusarkistona on sota-arkisto.

Hallinnonalan keskusarkisto ohjaa, valvoo ja kehittää toimialaansa kuuluvien virastojen, yhteisöjen ja laitosten arkistotointa.

14 §.

Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanvaltuuston hyväksymällä johtosäännöllä tai muulla pysyväismääräyksellä on määrättävä se viranomainen, joka johtaa ja valvoo kunnan arkistotoimintaa ja sen keskusarkistoa. Samalla on määrättävä ne oikeudet ja velvollisuudet, joita keskusarkistolla tai muulla arkistotoimintaa johtavalla kunnan viranomaisella on kunnallisiin lautakuntiin, virastoihin ja laitoksiin nähden niiden arkistotoimien ohjaajana ja valvojana.

Mitä 1 momentissa on säädetty kunnasta, koskee soveltuvin osin myös kuntainliittoa.

15 §.

Arkistoviranomaisten tulee tarkastaa arkistoja sekä antaa ohjeita ja neuvoja arkistotoimen hoitamisesta.

Valtionarkisto voi antaa ohjeita 13 §:ssä tarkoitetulle keskusarkistolle sekä valtionarkisto ja maakunta-arkistot kunnille ja kuntainliitoille.

Edellä 1 §:n 1 momentissa sekä 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen virastojen, laitosten, yhteisöjen ja säätiöiden on pyydettäessä annettava tietoja arkistotoimestaan valtionarkistolle ja sille arkistoviranomaiselle, jonka valvottavanaan asianomainen virasto, laitos, yhteisö tai säätiö kuuluu.

4 luku. Asiakirjojen säilyttäminen, siirtäminen ja hävittäminen.

16 §.

Arkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä hyväksytyssä arkistotilassa turvassa palon vaaralta, kosteudelta ja muulta turmeltumiselta.

Valtionarkisto antaa yleisohjeet arkistotiloista rakennushallitusta kuultuaan. Arkistotilat hyväksyy asiakirjojen säilytyspaikaksi arkistoviranomainen.

17 §.

Edellä 1 §:n 1 momentissa sekä 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetun muun kuin kunnallisen arkistonmuodostajan asiakirjat tulee, siten kuin siitä asetuksella säädetään, siirtää säilytettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon, taikka, mikäli asiakirjojen laatu tai käyttötarve siitä edellyttää, muulle viranomaiselle.

18 §.

Kunnanhallitus tai kuntainliiton liittohallitus taikka kirkollinen viranomainen voi valtionarkiston tai asianomaisen maakunta-arkiston suostumuksella siirtää asiakirjojaan valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon.

19 §.

Asiakirjojen hävittämisestä määrää valtionarkisto joko yleisohjeella tai yksittäisellä päätöksellä. Valtionarkisto voi tarvittaessa määrätä, että viraston tai laitoksen on tehtävä esitys siitä, mitä sen arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan hävittää.

Valtionarkisto voi päättää, että tietyn arkiston, ainesryhmän tai arkistoryhmän osalta hävittämisestä määrää maakunta-arkisto tai 13 §:ssä tarkoitetusta keskusarkisto tai kunnan tai kuntainliiton arkistotointa johtava viranomainen tai muu viranomainen.

Asiakirjat, jotka on määrätty hävitettäväksi, on pyrittävä hävittämään nopeasti ja tehokkaasti. Valtionarkisto, maakunta-arkisto tai muu 2 momentissa tarkoitettu viranomainen voi antaa hävittämisestä tarkempia ohjeita.

5 luku. Yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä.

20 §.

Yksityinen arkisto tai siihen kuuluvia asiakirjoja voidaan arkiston omistajan kanssa tehtävän sopimuksen nojalla ottaa valtionarkiston, maakunta-arkiston tai muun tässä laissa tarkoitetun arkiston säilytettäväksi ja hoidettavaksi.

Asiakirjojen säilyttäjän on yksityiseen arkistoon kuuluvien asiakirjojen julkisuudesta noudatettava siitä voimassa olevien säännösten ja määräysten lisäksi, mitä julkisuudesta on luovuttajan kanssa sovittu.

21 §.

Valtionarkisto voi pitää rekisteriä tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisistä yksityisistä asiakirjoista, kokoelmista tai arkistoista.

22 §.

Jos yksityisen hallussa oleva asiakirja, kokoelma tai arkisto, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen, ilmeisesti on vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka jos se tarjotaan myytäväksi, valtionarkistolla on käytettävissään olevien määrärahojen puitteissa oikeus lunastaa asiakirja, kokoelma tai arkisto taikka ottaa siitä jäljennös.

Lunastamisesta on suoritettava omistajalle käyvän hinnan mukainen korvaus.

Tässä pykälässä tarkoitettujen asiakirjojen maastaviennistä on säädetty erikseen.

23 §.

Valtionarkisto voi määrätä, että asiakirja, kokoelma tai arkisto, jolla voidaan olettaa olevan 22 §:n 1 momentissa tarkoitettu merkitys, on välittömästi siirrettävä säilytettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka muuhun varmaan säilytyspaikkaan viranomaisen luona siihen saakka, kunnes kysymys lunastamisesta tai jäljentämisestä on lainvoimaisesti ratkaistu.

Edellä 1 momentissa tarkoitetusta asiakirjasta, kokoelmasta tai arkistosta ei saa säilytysaikana eikä, jos vaatimus lunastamisesta tai jäljentämisestä on lainvoimaisesti hylätty, sen jälkeenkään antaa tietoja asiattomille.

24 §.

Jos 22 §:ssä tarkoitettu yksityinen asiakirja, kokoelma tai arkisto päätetään lunastaa tai jäljentää, on samalla määrättävä, milloin lunastetut asiakirjat tai niiden jäljennökset tulevat julkisiksi. Tätä harkittaessa on soveltuvin osin noudatettava, mitä yleisten asiakirjain julkisuudesta on säädetty tai siitä voimassa olevien säännösten nojalla on määrätty.

25 §.

Edellä 23 §:ssä tarkoitetun valtionarkiston väliaikaista säilyttämistä koskevaan määräykseen ei saa erikseen hakea muutosta. Muutoksenhausta valtionarkiston 22 tai 24 §:n nojalla tekemään päätökseen on voimassa, mitä muutoksenhausta hallintoasioissa annetussa laissa (154/50) on säädetty.

26 §.

Joka ilmaisee sivulliselle, mitä hän on lunastamista tai jäljentämistä koskevaa asiaa käsitellessään saanut tietää yksityisestä asiakirjasta, kokoelmasta tai arkistosta taikka niiden omistajasta tai haltijasta, on tuomittava asiakirjan lunastamista koskevan salassapitovelvollisuuden rikkomisesta sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi.

6 luku. Erinäisiä säännöksiä.

27 §.

Mitä 5 luvussa säädetään, koskee soveltuvin osin kirkollisessa arkistossa säilytettäviä tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellistä asiakirjaa, kokoelmaa tai arkistoa, joka on ilmeisesti vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka joka tarjotaan myytäväksi.

28 §.

Arkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä siten, etteivät asiattomat pääse niitä käsittelemään.

Arkistoon kuuluvien asiakirjojen lainaamisesta arkiston ulkopuolelle säädetään asetuksella.

29 §.

Valtionarkistossa ja maakunta-arkistoissa sekä hallinnonalan keskusarkistossa säilytettävistä asiakirjoista on, jolleivät ne ole salaisia, annettava säädettyä maksua vastaan jäljennöksiä ja todistuksia.

30 §.

Valtionarkisto ja maakunta-arkistot voivat tehdä valtion ja kunnan viranomaisille sekä yksityisille ja yhteisöille näiden tilaamia selvityksiä ja muita tutkimuksia. Tilatuista selvityksistä ja tutkimuksista perittävistä maksuista säädetään erikseen.

31 §.

Tarkemmat säännökset tämän lain täytäntöönpanosta annetaan asetuksella.

32 §.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 198 .

Ennen lain voimaantuloa voidaan ryhtyä lain täytäntöönpanemiseksi tarpeellisiin toimenpiteisiin.

Tällä lailla kumotaan julkisista arkistoista 20 päivänä tammikuuta 1939 annettu laki (18/39) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Kumottavan lain nojalla valtionarkistosta 8 päivänä elokuuta 1952 annettu asetus (313/52) ja maakunta-arkistoista 2 päivänä lokakuuta 1970 annettu asetus (619/70) jäävät kuitenkin toistaiseksi voimaan.

_______________

Helsingissä 23 päivänä toukokuuta 1980.

Tasavallan Presidentti URHO KEKKONEN

Ministeri Kalevi Kivistö

Liite

Arkistoasetus.

Opetusministeriön toimialaan kuuluvia asioita käsittelemään määrätyn ministerin esittelystä säädetään päivänä kuuta 19 annetun arkistolain ( / ) nojalla:

Arkistoviranomaiset.

1 §.

Valtionarkisto on tasavallan presidentin kanslian, valtioneuvoston sekä valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden, oikeuskanslerinviraston, korkeimpien oikeuksien sekä keskusvirastojen ja niihin verrattavien laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa.

Valtionarkisto on arkistolain 13 §:ssä tarkoitettujen hallinnonalojen keskusarkistojen arkistoviranomainen.

2 §.

Maakunta-arkisto on ali- ja ylioikeuksien, korkeakoulujen, muiden oppilaitosten sekä lääninhallitusten ja valtion piiri- ja paikallishallintoon kuuluvien muiden virastojen ja laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa. Maakunta-arkiston on myös piirinsä kunnallisten arkistojen arkistoviranomainen.

Opetusministeriö voi päättää, että keskusvirastojen ja niihin verrattavien laitosten arkistotoimen ohjaukseen ja valvontaan kuuluvia valtionarkiston tehtäviä siirretään maakunta-arkistoille.

3 §.

Arkistolain 13 §:ssä tarkoitetun keskusarkiston tehtävänä on:

1) ohjata, valvoa ja kehittää hallinnonalansa virastojen ja laitosten arkistotointa;

2) säilyttää hallinnonalan arkistonmuodostajien sille luovuttamia asiakirjoja, arkistoja ja muita kokoelmia;

3) vastaanottaa, säilyttää ja järjestää hallinnonalan kehityksen kannalta merkityksellisiä yksityisiä arkistoja ja asiakirjoja sekä edistää niiden käyttöä tutkimuksen lähdeaineistona;

4) edistää hallussaan olevien asiakirjojen käyttöä tutkimuksen lähdeaineistona;

5) hoitaa hallinnonalansa arkistonmuodostajien osalta ne tehtävät, jotka tässä asetuksessa on määrätty arkistoviranomaisille; ja

6) hoitaa ne muut tehtävät, jotka keskusarkistolle annetaan muissa säännöksissä.

4 §.

Keskusarkiston toimintaa varten vahvistaa johtosäännön viranomainen, jonka välittömään alaisuuteen keskusarkisto kuuluu tai jonka yhteydessä se toimii. Ennen johtosäännön vahvistamista siitä on hankittava valtionarkiston lausunto.

Arkistotointa koskevia säännöksiä.

5 §.

Arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulla virastolla tai laitoksella tulee olla arkistotointa varten arkistosääntö, jonka tulee sisältää määräykset siitä, mitkä ovat viraston tai laitoksen arkistonmuodostajat, sekä määräykset kirjaamisesta, arkiston asiakirjasarjoista, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Arkistosääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon valtionarkiston antamat ohjeet ja määräykset.

6 §.

Arkistotointa hoidettaessa on erityisesti huolehdittava, että:

1) diaari toimii siihen merkittyjen asiakirjojen hakemistona;

2) vältetään tarpeetonta kirjaamista;

3) pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tiedostojen määrää tehokkaasti rajoitetaan;

4) määräajan säilytettävät asiakirjat ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä; ja että

5) asiakirjat järjestetään ja luetteloidaan valtionarkiston antamien ohjeiden mukaisesti.

7 §.

Arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitettua virastoa tai laitosta koskeviin työjärjestyksiin tai niiden järjestysmuotoa ja toimintaa koskeviin muihin säädöksiin on otettava määräykset arkiston vastuunalaisesta hoitajasta. Jos virastolla tai laitoksella on useita arkistonmuodostajia, näillä voi olla yhteinen arkiston vastuunalainen hoitaja.

8 §.

Kuntien ja kuntainliittojen on lähetettävä maakunta-arkistolle tiedoksi arkistolain 14 §:ssä tarkoitetut johtosäännöt ja pysyväismääräykset.

9 §.

Valtion viraston tai laitoksen työjärjestys sekä muut virastoa ja laitosta koskevat määräykset on annettava tiedoksi arkistoviranomaiselle, jos ne sisältävät viraston tai laitoksen arkistotoimen järjestelyä koskevia määräyksiä.

10 §.

Asiakirjoja laadittaessa on arkistotoimen vaatimukset otettava huomioon. Arkistossa pysyvästi säilytettäviksi tarkoitetut asiakirjat on tehtävä arkistokelpoisia materiaaleja käyttäen siten kuin siitä on erikseen säädetty.

11 §.

Asiakirjojen laatimista ja säilyttämistä koskevat virastojen ohjeet, joilla on vaikutusta myös arkistotoimeen, on lähetettävä tiedoksi arkistoviranomaiselle. Kunnallishallinnossa ne lähetetään sille arkistolain 14 §:ssä tarkoitetulle viranomaiselle, jonka kunta tai kuntainliitto on määrännyt johtamaan arkistotointaan.

12 §.

Arkistoon kuuluvista asiakirjoista on valtionarkiston antamia yleisohjeita noudattaen pidettävä arkistoluetteloa, josta yksi kappale on toimitettava arkistoviranomaiselle. Kunnan lautakuntien, virastojen ja laitosten arkistojen luettelot toimitetaan kunnan keskusarkistolle ja keskusarkiston luettelot maakunta-arkistolle.

13 §.

Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on hoidettava huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat arkistoon liitettäviksi siten kuin arkistosäännössä määrätään.

Asiakirjojen siirtäminen ja hävittäminen.

14 §.

Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai erityistapauksessa muun viranomaisen huostaan määrää valtionarkisto. Siirrettäväksi ei voida määrätä alle 10 vuotta vanhoja asiakirjoja, ellei se viranomainen, jonka arkistoon asiakirjat kuuluvat, siirtoon suostu. Yli 50 vuotta vanhat asiakirjat on siirrettävä valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon, jollei 17 §:stä muuta johdu.

Siirrot on pyrittävä toteuttamaan siten, että samalla kertaa voidaan siirtää kaikki usean vuoden aikana kertyneet asiakirjat.

15 §.

Valtion viraston tai laitoksen toiminnan lakatessa tai sen järjestysmuodon olennaisesti muuttuessa on viraston tai laitoksen arkisto lakkautushetkeen saakka säilytettävä omana kokonaisuutenaan ja siirrettävä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai hallinnonalan keskusarkistoon, jollei toiminnan lakkaamisen tai organisaation muuttumisen yhteydessä ole toisin säädetty tai valtionarkisto toisin määrää.

16 §.

Siirrettävien asiakirjojen tulee olla järjestetyt ja kunnostetut arkistotointa koskevien säännösten ja määräysten mukaan. Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava valtionarkiston vahvistaman kaavan mukainen luovutusluettelo, joka seuraa siirrettävää arkistoa.

Valtionarkisto tai maakunta-arkisto ei ole velvollinen vastaanottamaan asiakirjoja, jotka olisi tullut hävittää.

17 §.

Opetusministeriö voi myöntää poikkeuksia 14 ja 15 §:ssä säädetyistä tai niiden nojalla määrätystä siirtovelvollisuudesta.

18 §.

Valtion tiliasiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä päätettäessä on kuultava valtiontalouden tarkastusvirastoa.

Asiakirjojen lainaaminen.

19 §.

Arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan kuittausta vastaan määräajaksi lainata toiselle viranomaiselle virkakäyttöön. Lainauksesta päättää arkiston vastuunalainen hoitaja, ellei muuta ole säädetty tai määrätty.

20 §.

Asiakirjoja voidaan lainata tutkijain käyttöön valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka erityisestä syystä myös muihin valtionarkiston hyväksymiin laitoksiin. Muuten on asiakirjojen lainaaminen yksityiselle viraston ulkopuolelle kielletty.

Yksityisluontoisen arkiston omistajalla on kuitenkin oikeus saada käyttöönsä arkistolain 20 §:n mukaisesti tällaisesta arkistosta säilytettäväksi siirretty asiakirja.

21 §.

Asiakirjojen lainaamisesta tutkimustarkoituksia varten ulkomaisiin arkistoihin tai muualle ulkomaille päättää valtionarkisto huomioon ottaen kansainvälisen käytännön, mahdollisuudet vastavuoroisuuden soveltamiseen sekä voimassa olevat kansainväliset sopimukset.

Arkistotilat.

22 §.

Ennen kuin uusia arkistotiloja ryhdytään rakentamaan tai vanhoja peruskorjaamaan arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulle virastolle tai laitokselle, rakennustyötä koskevat piirustukset ja työselostukset tulee lähettää arkistotilojen osalta arkistoviranomaisen hyväksyttäväksi. Valtion rakennushankkeissa rakennuttajan on jo esisuunnittelun yhteydessä hankittava arkistoviranomaisen lausunto lopulliseen rakennussuunnitelmaan sisällytettävien, hankkeeseen kuuluvien virastojen ja laitosten arkistotilojen laadusta ja määrästä.

Rakennushallituksen tulee antaa virka-apua arkistoviranomaisille arkistotiloihin liittyvissä asioissa.

23 §.

Virka-arkiston siirtämisestä uuteen säilytyspaikkaan sekä säilytyspaikan laadusta ja riittävyydestä on ilmoitettava arkistoviranomaisille ennen siirtoa. Kunnallisen arkiston osalta ilmoitus tehdään kunnan tai kuntainliiton keskusarkistolle ja keskusarkistoa koskeva ilmoitus maakunta-arkistolle.

Arkistojen tarkastaminen.

24 §.

Arkistolain 15 §:ssä tarkoitetussa arkistojen tarkastuksessa on erityisesti selvitettävä, miten arkistotoimintaa koskevia säännöksiä ja määräyksiä on noudatettu.

25 §.

Arkiston tarkastuksesta on arkistonmuodostajalle annettava tarkastuskertomus, jossa tulee mainita mahdollisesti havaitut laiminlyönnit ja puutteet arkistotoimen hoitamisessa. Näiden korjaamisesta on arkiston vastuunalaisen hoitajan toimitettava arkistonmuodostajan selvitys arkiston tarkastaneelle arkistoviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tarkastuskertomuksen tiedoksi saannista.

26 §.

Jos tarkastuksen toimittanut arkistoviranomainen katsoo, että 25 §:ssä tarkoitettu selvitys on puutteellinen tai siinä ilmoitetut toimet riittämättömiä, sen tulee ilmoittaa asiasta arkistonmuodostajaviranomaiselle ja sille ylemmälle viranomaiselle, jonka alainen tarkastettu arkisto on.

27 §.

Jos kunta tai kuntainliitto ei täytä arkistotoimeen kuuluvia velvollisuuksiaan, maakunta-arkiston on pyydettävä lääninhallituksen toimenpiteitä. Ennen kuin lääninhallitus tekee asiassa päätöksen, sen on kuultava asianomaista kuntaa tai kuntainliittoa ja valtionarkistoa.

28 §.

Tarkempia ohjeita tämän asetuksen soveltamisesta antaa tarvittaessa opetusministeriö.

29 §.

Tämä asetus tulee voimaan päivänä kuuta 19 .

Tällä asetuksella kumotaan julkisista arkistoista annetun lain täytäntöönpanosta ja soveltamisesta 24 päivänä maaliskuuta 1939 annettu asetus (85/39) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen sekä 18 päivänä marraskuuta 1927 annettu virallisten arkistojen suojelua koskeva valtioneuvoston päätös (309/27).

Tämän asetuksen 5 §:ssä tarkoitettu arkistosääntö tulee laatia virastolle tai laitokselle viimeistään viiden vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta.

1980 vp. — SiVM n:o 16 — Esitys n:o 72

Sivistysvaliokunnan mietintö n:o 16 hallituksen esityksen johdosta arkistolaiksi.

Eduskunta on päätöspöytäkirjan ottein 27 päivältä toukokuuta 1980 lähettänyt sivistysvaliokuntaan valmisteltavaksi käsiteltäväksi otsikossa mainitun hallituksen esityksen n:o 72.

Valiokunta on eduskunnan päätöksen mukaisesti hankkinut hallituksen esityksestä laki- ja talousvaliokunnan lausunnon, joka on otettu tämän mietinnön liitteeksi.

Valiokunnassa ovat asiantuntijoina olleet kuultavina tiedesihteeri Juhani Hakkarainen opetusministeriöstä, vanhempi hallitussihteeri Aulikki Mentula sisäasiainministeriöstä, toimistopäällikkö Heikki Impola ulkoasiainministeriöstä, valtionarkistonhoitaja, professori Toivo Paloposki valtionarkistosta, sota-arkiston hoitaja, filosofian tohtori Risto Ropponen puolustusvoimista, maakunta-arkistonhoitaja Taina Vartiainen Turun maakunta-arkistosta, apulaisosastopäällikkö Voitto Seppänen Suomen Kunnallisliitosta edustaen samalla Suomen Kaupunkiliittoa ja Finlands svenska kommunförbundia, kaupunginarkistonhoitaja Pentti Taskinen Turun kaupunginarkistosta ja vt. arkistonhoitaja Matti Simola Työväen Arkistosta.

Hallituksen esityksen tarkoituksena on korvata vuodelta 1939 peräisin oleva laki julkisista arkistoista uudella lailla, jolla arkistolainsäädäntö saatetaan vastaamaan muuttuneita olosuhteita ja vaatimuksia. Lakiehdotus ja sen nojalla annetut asetukset sisältävät säännökset virastojen ja laitosten arkistotoimen hoidosta sekä arkistotoimea ohjaavista ja valvovista viranomaisista. Lisäksi lakiehdotus sisältää säännökset yksityisen asiakirjan lunastamisesta ja jäljentämisestä. Arkistointia ohjaavina viranomaisina olisivat edelleenkin valtionarkisto ja maakunta-arkistot. Viranomaisten toimivaltaa ehdotetaan muutettavaksi niin, että arkistojen kasvu voitaisiin tehokkaasti rajata. Asiakirjojen hävittämiseen tarvittaisiin kuitenkin valtionarkiston lupa. Laki on tarkoitus saattaa voimaan kahden vuoden kuluessa sen hyväksymisestä.

Hallituksen esityksen perusteluihin yhtyen valiokunta pitää arkistolainsäädännön saattamista ajan tasalle tarkoituksenmukaisena ja näin ollen puoltaa hallituksen esityksen hyväksymistä.

Asiakirjamäärän erittäin voimakas lisääntyminen on tuonut arkistolaitoksen toiminnalle uusia tehtäviä ja lisännyt vaatimuksia. Asiakirja-aineiston seulominen niin, että tärkeät ja säilyttämään arvoiset asiakirjat talletetaan ja toisarvoiset asiakirjat hävitetään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, on noussut arkistolaitoksen keskeisimmäksi tehtäväksi. Arkistojen ensisijaisena tehtävänä pidetty tiedon tarvitsijoiden palveleminen on myös tullut yhä tärkeämmäksi ja samalla vaativammaksi tehtäväksi. Tämä edellyttää arkistojen hoidon tehostamista. Valiokunta pitää välttämättömänä, että myös kuntatasolla kiinnitetään riittävää huomiota arkistotoimen hoitamisen tärkeyteen. Sen vuoksi valiokunta, päinvastoin kuin laki- ja talousvaliokunta antamassaan lausunnossa, katsoo, että hallituksen esitykseen sisältyvä säännös pakollisesta arkistotoimen johtosäännöstä on perusteltu kunnan koosta riippumatta.

Arkistojen tietopalvelutehtävät asettavat myös arkistojen henkilökunnalle entistä suurempia vaatimuksia. Tämän vuoksi valiokunta korostaa arkistojen henkilöstön jatkuvan ja lisääntyvän koulutuksen tarvetta ja välttämättömyyttä.

Valiokunnan huomiota on kiinnitetty eräisiin lakiehdotuksen yksityiskohtiin tarkistusluontoisten muutosten tekemiseksi.

Lakiehdotuksen 4 §:ssä omaksuttu käsitteen "toimintayksikkö" osalta on huomautettu, että käsite on epäselvä ja kunnallishallinnossa tuntematon. Tilalle on ehdotettu esimerkiksi sanaa "viranomainen". Valiokunta katsoo kuitenkin hallituksen esityksen yksityiskohtaisiin perusteluihin viitaten, ettei sana "viranomainen" tässä yhteydessä ole oikea, sillä yhden viranomaisen piiriin voi kuulua useita arkistomuodostajia. Sen sijaan toimintayksikkö-käsite on riittävän laaja lakiehdotuksen soveltamisala ja käytännön työssä esiintyvät moninaiset tarpeet huomioon ottaen. Tarvittaessa käsitettä voidaan lisäksi täsmentää hallinnollisin määräyksin.

Lakiehdotuksessa käytetään nimitystä "keskusarkisto" tarkoitettaessa niin hallinnonalan keskusarkistoa (9 ja 13 §) kuin kunnan arkistotoimeen kuuluvaa keskusarkistoa (14 §). Valiokunta katsoo, että selvyyden vuoksi olisi syytä kunnan arkistointia tarkoitettaessa puhua kunnan keskusarkistosta.

Huomiota on kiinnitetty myös siihen, että lakiehdotuksen 3 lukuun, Arkistoviranomaiset, sisältyvät säännökset kunnan arkistotoimen järjestämisestä, vaikka 4 lukuun sisältyvässä 16 §:n 2 momentissa käsitteellä "arkistoviranomainen" ei tarkoiteta kunnallista arkistoviranomaista. Huomautus on valiokunnan mielestä aiheellinen varsinkin, kun 3 luvussa olevaan 9 §:ään, jossa arkistoviranomaiset määritellään, ei sisälly mainintaa kunnan arkistoviranomaisista. Tämän vuoksi valiokunta ehdottaa, että kunnan arkistotoimen hoitoa koskevat säännökset (14 §) poistetaan 3 luvusta ja niistä muodostetaan uusi asiaa koskeva 4 luku.

Tämän uuden luvun säännöksissä otetaan käyttöön edellä mainittu nimike "kunnan keskusarkisto". Uuden luvun muodostamisesta seuraa jäljempänä olevien lukujen järjestysnumeron muuttuminen yhtä suuremmaksi sekä teknisluontoisia tarkistuksia eräisiin pykäliin (3, 7, 15 ja 27 §).

Lopuksi valiokunta, saamansa selvityksen perusteella, edellyttää, että hallitus mahdollisuuksien mukaan huolehtii siitä, että ulkoasiainhallinnon keskusarkisto ja sota-arkisto vapautetaan lakiehdotuksen 17 §:ään sisältyvästä asiakirjojen siirtovelvollisuudesta valtionarkistoon.

Edellä sanotun perusteella valiokunta kunnioittaen ehdottaa,

että eduskunta hyväksyisi hallituksen esitykseen sisältyvän lakiehdotuksen näin kuuluvana:

Arkistolaki.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään:

1 luku. Yleisiä säännöksiä. 1 ja 2 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

3 §.

Muihin kuin 1 ja 2 §:ssä tarkoitettuihin arkistoihin sovelletaan vain 6 luvun säännöksiä. Yksityisluontoisten arkistojen hoitamista varten myönnettävästä valtionavusta on säädetty erikseen.

(2 mom. kuten hallituksen esityksessä.)

4 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

2 luku. Arkistotoimi.

5 ja 6 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

7 §.

Asiakirjoja ei saa hävittää ilman lupaa. Hävittämismenettelystä säädetään 5 luvussa.

8 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

3 luku. Arkistoviranomaiset.

9–13 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

14 §. (Poist.) 14 §. (15 §.)

(Kuten 15 § hallituksen esityksessä.)

4 luku. Kunnan arkistotoimen järjestäminen.

15 §. (14 §.)

Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanvaltuuston hyväksymällä johtosäännöllä tai muulla pysyväismääräyksellä on määrättävä se viranomainen, joka johtaa ja valvoo kunnan arkistotoimintaa ja sen keskusarkistoa. Samalla on määrättävä ne oikeudet ja velvollisuudet, joita kunnan keskusarkistolla tai muulla arkistotointa johtavalla kunnan viranomaisella on kunnallisiin lautakuntiin, virastoihin ja laitoksiin nähden niiden arkistotoimen ohjaajana ja valvojana.

(2 mom. kuten 14 §:n 2 mom. hallituksen esityksessä.)

5 luku. Asiakirjojen säilyttäminen, siirtäminen ja hävittäminen.

16—19 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

6 luku. Yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä.

20—26 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

7 luku. Erinäisiä säännöksiä.

27 §.

Mitä 6 luvussa säädetään, koskee soveltuvin osin kirkollisessa arkistossa säilytettävää tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellistä asiakirjaa, kokoelmaa tai arkistoa, joka on ilmeisesti vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka joka tarjotaan myytäväksi.

28—32 §.

(Kuten hallituksen esityksessä.)

_______________

Helsingissä 9 päivänä joulukuuta 1980.

_______________

Asian ratkaisevaan käsittelyyn valiokunnassa ovat ottaneet osaa puheenjohtaja Ekorre, varapuheenjohtaja Karhuvaara, jäsenet Aaltonen, Ala-Kapee, Holvitie, Italä, Lahti-Nuuttila, Louvo, Norrback, Pekkarinen, Ronkainen, Salo, Saukkonen, Toiviainen ja Väänänen.

_______________

Liite

EDUSKUNNAN LAKI- JA TALOUSVALIOKUNTA

_______________

Helsingissä, 7 päivänä marraskuuta 1980.

Lausunto n:o 3.

Sivistysvaliokunnalle.

Sivistysvaliokunta on 29 päivänä toukokuuta 1980 Eduskunnan päätöksen mukaisesti pyytänyt laki- ja talousvaliokunnalta lausunnon hallituksen esityksestä n:o 72 arkistolaiksi. Laki- ja talousvaliokunnassa ovat asiantuntijoina olleet kuultavina tiedesihteeri Juhani Hakkarainen opetusministeriöstä, vanhempi hallitussihteeri Aulikki Mentula sisäasiainministeriöstä, lainopillinen sihteeri Maria Pöyhönen ja arkistoasiainsihteeri Juhani Lomu Suomen Kaupunkiliitosta, apulaisosastopäällikkö Voitto Seppänen Suomen Kunnallisliitosta, kuntatarkastaja Roy Aller Finlands svenska kommunförbundista, osastopäällikkö Aatos Simola Sairaalaliitosta ja valtionarkistonhoitaja, professori Toivo Paloposki. Laki- ja talousvaliokunta esittää lausuntonaan kunnioittavasti seuraavaa.

Voimassa oleva laki julkisista arkistoista on säädetty vuonna 1939. Lain säätämisen jälkeen on julkisessa hallinnossa, tieteellisessä tutkimuksessa ja informaation tuottamisessa tapahtunut voimakasta kehitystä, jolla on vaikutusta arkistolaitokseen ja arkistojen toimintamuotoihin. Hallituksen esityksen tarkoituksena on saattaa arkistolainsäädäntö vastaamaan muuttuneita olosuhteita ja vaatimuksia.

Ehdotettu arkistolaki ja sen nojalla annettava arkistoasetus sisältäisivät säännökset sekä virastojen ja laitosten arkistotoimen hoidosta että arkistotoimintaa ohjaavista ja valvovista viranomaisista. Lisäksi lakiehdotukseen on otettu säännökset yksityisen arkiston tai asiakirjan lunastamisesta sekä tällaisen asiakirjan jäljentämisestä valtionarkistolle.

Arkistolakia sovellettaisiin valtion sekä kuntien ja kuntainliittojen virastojen ja laitosten arkistoihin sekä sellaisten yhteisöjen ja säätiöiden arkistoihin, jotka hoitavat julkista tehtävää ja joille tämän johdosta kertyy yleisiä asiakirjoja. Valtioneuvosto voisi määrätä, että lakia sovellettaisiin myös valtionapua saavan yksityisen yhteisön tai laitoksen arkistoon.

Arkistotoimintaa ohjaavia arkistoviranomaisia olisivat, kuten tähänkin saakka valtionarkisto ja maakunta-arkistot sekä lisäksi eräät hallinnonalan keskusarkistot.

Arkistotoimen hoitoa esitetään kehitettäväksi siten, että pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää olisi mahdollista tehokkaasti rajoittaa. Asiakirjoja ei kuitenkaan saisi hävittää ilman lupaa. Hävittämisestä määräisi valtionarkisto. Uudistusehdotuksen tavoitteena on pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osuuden alentaminen 15—20 prosenttiin asiakirja-aineksen kokonaismäärästä.

Valtiolle ja kunnallishallinnolle aiheutui vuonna 1978 arkistoista noin 110 miljoonan markan kokonaismenot. Yhden asiakirjavuosikerran osalta säilyttämiskulut ovat noin 2 miljoonaa markkaa vuodessa. Arkistojen seulonnan tehostamiseen tähtäävällä ehdotuksella pyritään oleellisten säästöjen aikaansaamiseen näissä kustannuksissa.

Arkistotoimen kustannukset valtionhallinnossa olivat vuonna 1977 yleisarkistojen osalta 7,6 miljoonaa markkaa ja muiden viranomaisten osalta noin 50 miljoonaa markkaa. Ehdotettujen toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää kuitenkin valtionarkistolle ja maakunta-arkistoille henkilölisäyksiä. Arkistotoimikunta esitti yhteensä noin 30 uuden viran tai toimen perustamista valtionarkistoon ja maakunta-arkistoon.

Kunnallishallinnolle, arkistotoimien hoidosta nykyisellään johtuvat kustannukset ovat samaa suuruusluokkaa kuin valtionhallinnossa. Ehdotus ei aiheuttaisi kunnallistaloudelle menojen lisäystarvetta. Sen sijaan tehostetusta arkistojen supistamisesta seuraisi merkittäviä säästöjä.

Laki- ja talousvaliokunta, joka on tarkastellut asiaa lähinnä kunnallishallinnon ja talouden kannalta, puoltaa lakiehdotuksen hyväksymistä. Kunnallisen keskusjärjestöjen taholta on todettu hallituksen esitykseen mukaisen arkistolain antavan asianmukaiset puitteet arkistotoimen kehittämiselle.

Valiokuntakäsittelyssä on kiinnitetty huomiota eräisiin yksityiskohtiin, joihin saattaa olla syytä vielä tehdä tarkistusluontoisia muutoksia. Niinpä esimerkiksi lakiehdotuksen 4 §:ssä omaksutun käsitteen "toimintayksikkö" osalta on huomautettu, että käsite "viranomainen" on vakiintunut ja vastaisi säännöksen tarkoitusta. Edelleen 8 §:n kohdalla on "arkisto"käsitettä pidetty sikäli epäselvänä, että tällä sanalla voi itse asiassa olla kolme eri merkitystä; asiakirjakokonaisuus, asiakirjojen säilytyspaikka ja arkistoinnista huolehtiva viranomainen. Kun keskusarkistolla voidaan tarkoittaa myös hallinnonalan keskusarkistoa (13 §), saattaisi 14 §:n kohdalla olla selvempää puhua kunnan arkistointia tarkoitettaessa kunnan keskusarkistosta. Vielä on huomautettu, että arkistomuodostajan määritystä tulisi laajentaa lausekkeella "tai joille on laissa säädetty tehtäväpiiri", jotta myös yksittäisviranomaiset voisivat olla arkistomuodostajia.

Lakiehdotuksen perusteluissa todetaan, että jokaisella kunnalla tulisi olla viranomainen, joka johtaa ja valvoo sekä kehittää kunnan arkistotointa. Ehdotuksen mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu viime kädessä kunnanhallitukselle. Kunnanvaltuuston hyväksymällä johtosäännöllä tai muulla pysyväismääräyksellä olisi määrättävä se viranomainen, joka johtaa ja valvoo kunnan arkistotointa ja sen keskusarkistoa. Tätä tarkoituksenmukaisempi ratkaisu olisi se, että määriteltäisiin asia seuraavasti: "Arkistoviranomainen on kunnanhallitus, jollei kunnanvaltuusto toisin päätä." Näin kunnanhallitus pääsääntöisesti toimisi arkistoviranomaisena. Jos taas kunnassa harkitaan että esimerkiksi suppea arkistotoimikunta pystyy arkistoasioita kehittämään tarkoituksenmukaisemmin, kunnanvaltuusto siirtää tehtävän tälle. Johtosäännön laatimista pelkästään puheena olevassa tarkoituksessa voitaneen pitää tarpeettoman raskaana toimena ja ilmaisua "pysyväismääräys" ei ole käytetty kunnallishallinnossa.

Edellä lausuttuun perustella laki- ja talousvaliokunta kunnioittavasti lausuntonaan esittää,

että hallituksen esitykseen sisältyvä lakiehdotus hyväksyttäisiin ottaen huomioon edellä esitetyt huomautukset.

Mikko Kaarna

Juhani Maljonen

1980 vp. — SuVM n:o 219 — Esitys n:o 72

Suuren valiokunnan mietintö n:o 219 hallituksen esityksen johdosta arkistolaiksi.

Suuri valiokunta on, käsiteltyään edellä mainitun asian, päättänyt yhtyä kannattamaan hallituksen esitykseen sisältyvän lakiehdotuksen hyväksymistä sivistysvaliokunnan mietinnössä n:o 16 ehdotetuin muutoksin ja ehdottaa siis kunnioittaen,

että Eduskunta päättäisi hyväksyä hallituksen esitykseen sisältyvän lakiehdotuksen sivistysvaliokunnan ehdotuksen mukaisena.

Helsingissä 11 päivänä joulukuuta 1980.

1980 vp — Edusk. vast. — Esitys n:o 72

Eduskunnan vastaus hallituksen esitykseen arkistolaiksi

Eduskunnalle on annettu hallituksen esitys n:o 72 arkistolaiksi. Eduskunnalle on sivistysvaliokunta antanut asiasta mietintönsä n:o 16 ja suuri valiokunta mietintönsä n:o 219.

Eduskunta edellyttää, että hallitus mahdollisuuksiensa mukaan huolehtii siitä, että ulkoasiainhallinnon keskusarkisto ja sota-arkisto vapautetaan lakiehdotuksen 17 §:ään sisältyvästä asiakirjojen siirtovelvollisuudesta valtionarkistoon.

Eduskunta on hyväksynyt seuraavan lain:

Arkistolaki

Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään:

1 luku Yleisiä säännöksiä

1 §

Tämä laki koskee valtion sekä kuntien ja kuntainliittojen virastojen ja laitosten arkistoja.

Eduskunnan, eduskunnan kirjaston, eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian, valtiontilintarkastajien ja Pohjoismaiden neuvoston Suomen valtuuskunnan arkistoihin sekä tasavallan presidentin muihin arkistoihin kuin tasavallan presidentin kanslian arkistoon sovelletaan kuitenkin vain 4—6, 8 ja 28 §:ää.

2 §

Jos yhteisö tai säätiö lain, asetuksen tai lakiin sisältyvän valtuutuksen perusteella hoitaa julkista tehtävää ja sille tämän johdosta kertyy yleisiä asiakirjoja, tätä lakia sovelletaan yhteisön tai säätiön arkistoon siinä olevien yleisten asiakirjojen osalta.

Valtioneuvosto voi määrätä, että tätä lakia on sovellettava valtionapua saavan yksityisen yhteisön tai laitoksen arkistoon.

Tämä laki ei koske Suomen Pankkia, kansaneläkelaitosta eikä Postipankkia. Evankelis-luterilaisen kirkon arkistoista säädetään kirkkolaissa (635/64).

3 §

Muihin kuin 1 ja 2 §:ssä tarkoitettuihin arkistoihin sovelletaan vain 6 luvun säännöksiä. Yksityisluontoisten arkistojen hoitamista varten myönnettävästä valtionavusta on säädetty erikseen. Yleisten asiakirjain julkisuudesta on voimassa, mitä siitä erikseen säädetään ja määrätään.

4 §

Tässä laissa tarkoitetun viraston, laitoksen, yhteisön tai säätiön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka sen tehtävien johdosta ovat sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet. Toimintayksikköä, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus, sanotaan tässä laissa arkistonmuodostajaksi.

Mitä tässä laissa säädetään asiakirjasta, koskee myös siihen verrattavaa karttaa, piirrosta, kuvaa ja filmiä sekä lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavoin aikaansaatua tallennetta.

2 luku Arkistotoimi

5 §

Arkistotoimeen kuuluu arkistohakemistojen laatiminen, asiakirjojen liittäminen arkistoon, niiden järjestäminen, säilyttäminen ja pitäminen tarvitsijain käytettävissä sekä asiakirjojen käyttötarpeen määrittäminen, asiakirjojen seulominen ja toisarvoisten asiakirjojen hävittäminen.

6 §

Arkistotointa on hoidettava siten, että arkistot voivat tehokkaasti palvella tiedon lähteinä arkistonmuodostajaa ja muita viranomaisia, yksityisiä sekä tutkimusta.

7 §

Asiakirjoja ei saa hävittää ilman lupaa. Hävittämismenettelystä säädetään 5 luvussa.

8 §

Jokaisella arkistolla tulee olla vastuunalainen hoitaja.

Jokainen arkistonmuodostaja vastaa arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta.

3 luku Arkistoviranomaiset

9 §

Arkistoviranomaisia ovat valtionarkisto ja maakunta-arkistot yleisarkistoina sekä tässä laissa säädetyt hallinnonalan keskusarkistot.

10§

Arkistotoimen ylin ohjaus ja valvonta sekä yleinen kehittäminen kuuluu valtionarkistolle, joka on opetusministeriön alainen keskusvirasto. Valtionarkisto toimii myös maan kansallisarkistona.

11§

Maakunta-arkiston tulee valtionarkiston alaisena piirissään ohjata, valvoa ja kehittää arkistotointa. Maakunta-arkistojen piirien rajat määrää valtioneuvosto.

12 §

Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tehtävistä ja järjestysmuodosta säädetään asetuksella.

13 §

Hallinonalan keskusarkisto, johon useat arkistonmuodostajat luovuttavat asiakirjojaan, on ulkoasiainhallinnolla sekä puolustushallinnolla ja rajavartiolaitoksella. Puolustusministeriön, puolustusvoimien ja rajavartiolaitoksen keskusarkistona on sota-arkisto.

Hallinnonalan keskusarkisto ohjaa, valvoo ja kehittää toimialaansa kuuluvien virastojen, yhteisöjen ja laitosten arkistotointa.

14 §

Arkistoviranomaisten tulee tarkastaa arkistoja sekä antaa ohjeita ja neuvoja arkistotoimen hoitamisesta.

Valtionarkisto voi antaa ohjeita 13 §:ssä tarkoitetulle keskusarkistolle sekä valtionarkisto ja maakunta-arkisto kunnille ja kuntainliitoille.

Edellä 1 §:n 1 momentissa sekä 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen virastojen, laitosten, yhteisöjen ja säätiöiden on pyydettäessä annettava tietoja arkistotoimestaan valtionarkistolle ja sille arkistoviranomaiselle, jonka välittömään valvontaan asianomainen virasto, laitos, yhteisö tai säätiö kuuluu.

4 luku Kunnan arkistotoimen järjestäminen

15 §

Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanvaltuuston hyväksymällä johtosäännöllä tai muulla pysyväismääräyksellä on määrättävä se viranomainen, joka johtaa ja valvoo kunnan arkistotointa ja sen keskusarkistoa. Samalla on määrättävä ne oikeudet ja velvollisuudet, joita kunnan keskusarkistolla tai muulla arkistotointa johtavalla kunnan viranomaisella on kunnallisiin lautakuntiin, virastoihin ja laitoksiin nähden niiden arkistotoimen ohjaajana ja valvojana.

Mitä 1 momentissa on säädetty kunnasta, koskee soveltuvin osin myös kuntainliittoa.

5 luku Asiakirjojen säilyttäminen, siirtäminen ja hävittäminen

16 §

Arkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä hyväksytyssä arkistotilassa turvassa palon vaaralta, kosteudelta ja muulta turmeltumiselta.

Valtionarkisto antaa yleisohjeet arkistotiloista rakennushallitusta kuultuaan. Arkistotilat hyväksyy asiakirjojen säilytyspaikaksi arkistoviranomainen.

17 §

Edellä 1 §:n 1 momentissa sekä 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetun muun kuin kunnallisen arkistonmuodostajan asiakirjat tulee, siten kuin sitä asetuksella säädetään, siirtää säilytettäviksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon, taikka, mikäli asiakirjojen laatu tai käyttötarve sitä edellyttää, muulle viranomaiselle.

18 §

Kunnanhallitus tai kuntainliiton liittohallitus taikka kirkollinen viranomainen voi valtionarkiston tai asianomaisen maakunta-arkiston suostumuksella siirtää asiakirjojaan valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon.

19 §

Asiakirjojen hävittämisestä määrää valtionarkisto joko yleisohjeella tai yksittäisellä päätöksellä. Valtionarkisto voi tarvittaessa määrätä, että viraston tai laitoksen on tehtävä esitys siitä, mitä sen arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan hävittää.

Valtionarkisto voi päättää, että tietyn arkiston, ainesryhmän tai arkistoryhmän osalta hävittämisestä määrää maakunta-arkisto tai 13 §:ssä tarkoitettu keskusarkisto taikka kunnan tai kuntainliiton arkistotointa johtava viranomainen tahi muu viranomainen.

Asiakirjat, jotka on määrätty hävitettäviksi, on pyrittävä hävittämään nopeasti ja tehokkaasti. Valtionarkisto, maakunta-arkisto tai muu 2 momentissa tarkoitettu viranomainen voi antaa hävittämisestä tarkempia ohjeita.

6 luku Yksityisiä arkistoja koskevia säännöksiä

20 §

Yksityinen arkisto tai siihen kuuluvia asiakirjoja voidaan arkiston omistajan kanssa tehtävän sopimuksen nojalla ottaa valtionarkiston, maakunta-arkiston tai muun tässä laissa tarkoitetun arkiston säilytettäväksi ja hoidettavaksi.

Asiakirjojen säilyttäjän on yksityiseen arkistoon kuuluvan asiakirjan julkisuudesta noudatettava siitä voimassa olevien säännösten ja määräysten lisäksi, mitä julkisudesta on luovuttajan kanssa sovittu.

21 §

Valtionarkisto voi pitää rekisteriä tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisistä yksityisistä asiakirjoista, kokoelmista tai arkistoista.

22 §

Jos yksityisen hallussa oleva asiakirja, kokoelma tai arkisto, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen, ilmeisesti on vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka jos se tarjotaan myytäväksi, valtionarkistolla on käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa oikeus lunastaa asiakirja, kokoelma tai arkisto taikka ottaa siitä jäljennös.

Lunastamisesta on suoritettava omistajalle käyvän hinnan mukainen korvaus.

Tässä pykälässä tarkoitettujen asiakirjojen maastaviennistä on säädetty erikseen.

23 §

Valtionarkisto voi määrätä, että asiakirja, kokoelma tai arkisto, jolla voidaan olettaa olevan 22 §:n 1 momentissa tarkoitettu merkitys, on välittömästi siirrettävä säilytettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka muuhun varmaan säilytyspaikkaan viranomaisen luona siihen saakka, kunnes kysymys lunastamisesta tai jäljentämisestä on lainvoimaisesti ratkaistu.

Edellä 1 momentissa tarkoitetusta asiakirjasta, kokoelmasta tai arkistosta ei saa säilytysaikana eikä, jos vaatimus lunastamisesta tai jäljentämisestä on lainvoimaisesti hylätty, sen jälkeenkään antaa tietoja asiattomille.

24 §

Jos 22 §:ssä tarkoitettu yksityinen asiakirja, kokoelma tai arkisto päätetään lunastaa tai jäljentää, on samalla määrättävä, milloin lunastetut asiakirjat tai niiden jäljennökset tulevat julkisiksi. Tätä harkittaessa on soveltuvin osin noudatettava, mitä yleisten asiakirjain julkisuudesta on säädetty tai siitä voimassa olevien säännösten nojalla on määrätty.

25 §

Edellä 23 §:ssä tarkoitettuun valtionarkiston väliaikaista säilyttämistä koskevaan määräykseen ei saa erikseen hakea muutosta. Muutoksenhausta valtionarkiston 22 tai 24 §:n nojalla tekemään päätökseen on voimassa, mitä muutoksenhausta hallintoasioissa annetussa laissa 154/ 50) on säädetty.

26 §

Joka ilmaisee sivulliselle, mitä hän on lunastamista tai jäljentämistä koskevaa asiaa käsiteltäessä saanut tietää yksityisestä asiakirjasta, kokoelmasta tai arkistosta taikka niiden omistajasta tai haltijasta, on tuomittava asiakirjan lunastamista koskevan salassapitovelvollisuuden rikkomisesta sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi.

7 luku Erinäisiä säännöksiä

27 §

Mitä 6 luvussa säädetään, koskee soveltuvin osin kirkollisessa arkistossa säilytettävää tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellistä asiakirjaa, kokoelmaa tai arkistoa, joka on ilmeisesti vaarassa tuhoutua tai hävitä taikka joka tarjotaan myytäväksi.

28 §

Arkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä siten, etteivät asiattomat pääse niitä käsittelemään.

Arkistoon kuuluvien asiakirjojen lainaamisesta arkiston ulkopuolelle säädetään asetuksella.

29 §

Valtionarkistossa ja maakunta-arkistoissa sekä hallinnonalan keskusarkistoissa säilytettävistä asiakirjoista on, jolleivät ne ole salaisia, annettava säädettyä maksua vastaan jäljennöksiä ja todistuksia.

30 §

Valtionarkisto ja maakunta-arkistot voivat tehdä valtion ja kunnan viranomaisille sekä yksityisille ja yhteisöille näiden tilaamia selvityksiä ja muita tutkimuksia. Tilatuista selvityksistä ja tutkimuksista perittävistä maksuista säädetään erikseen.

31 §

Tarkemmat säännökset tämän lain täytäntöönpanosta annetaan asetuksella.

32 §

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 198 .

Ennen lain voimaantuloa voidaan ryhtyä lain täytäntöönpanemiseksi tarpeellisiin toimenpiteisiin.

Tällä lailla kumotaan julkisista arkistoista 20 päivänä tammikuuta 1939 annettu laki (18/39) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Kumottavan lain nojalla valtionarkistosta 8 päivänä elokuuta 1952 annettu asetus (313/52) ja maakunta-arkistoista 2 päivänä lokakuuta 1970 annettu asetus (619/70) jäävät kuitenkin toistaiseksi voimaan.

_______________

Helsingissä 16 päivänä joulukuuta 1980

Lähteet: 1980 vp. n:o 72; SiVM n:o 16 liitteineen, s. 17-21; SuVM n:o 219, s. 93; Edusk. vast., s. 71-74.