Arkistoasetus (1982)
Suomen asetuskokoelma 1012/1982
Opetusministeriön toimialaan kuuluvia asioita käsittelemään määrätyn ministerin esittelystä säädetään 20 päivänä helmikuuta 1981 annetun arkistolain (184/81) nojalla:
Valtionarkisto on tasavallan presidentin kanslian, valtioneuvoston sekä valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden, oikeuskanslerinviraston, korkeimpien oikeuksien ja muiden ylimpien tuomioistuinten sekä keskusvirastojen ja niihin verrattavien laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain (184/81) 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa.
Valtionarkisto on arkistolain 13 §:ssä tarkoitettujen hallinnonalan keskusarkistojen arkistoviranomainen.
Maakunta-arkisto on ylioikeuksien ja muiden yleisten tuomioistuinten ja erikoistuomioistuinten, korkeakoulujen, muiden oppilaitosten sekä lääninhallitusten ja valtion piiri- ja paikallishallintoon kuuluvien muiden virastojen ja laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa. Maakunta-arkisto on myös piirinsä kunnallisten arkistojen arkistoviranomainen.
Valtionarkisto sekä maakunta-arkistot piireissään ohjaavat ja valvovat arkistolain 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen, säätiöiden ja laitosten arkistotointa sekä antavat pyydettäessä neuvoja lain 2 §:n 3 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen ja laitosten arkistoille.
Valtionarkisto ja maakunta-arkistot antavat pyydettäessä mahdollisuuksiensa mukaan neuvoja ja ohjeita myös yksityisluonteisille arkistoille.
Arkistolain 13 §:ssä tarkoitetun hallinnonalan keskusarkiston tehtävänä on:
1) ohjata, valvoa ja kehittää hallinnonalan virastojen ja laitosten arkistotointa;
2) säilyttää hallinnonalan arkistonmuodostajien sille luovuttamia asiakirjoja, arkistoja ja muita kokoelmia;
3) vastaanottaa, säilyttää ja järjestää hallinnonalan kehityksen kannalta merkityksellisiä yksityisiä arkistoja ja asiakirjoja;
4) edistää hallussaan olevien asiakirjojen käyttöä tutkimuksen lähdeaineistona;
5) hoitaa hallinnonalan arkistonmuodostajien osalta ne tehtävät, jotka arkistolaissa ja tässä asetuksessa on määrätty arkistoviranomaisille; ja
6) hoitaa ne muut tehtävät, jotka keskusarkistolle annetaan muissa säännöksissä.
Hallinnonalan keskusarkiston toimintaa varten vahvistaa johtosäännön viranomainen, jonka välittömään alaisuuteen keskusarkisto kuuluu tai jonka yhteydessä se toimii. Ennen johtosäännön vahvistamista siitä on hankittava valtionarkiston lausunto.
Arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulla virastolla tai laitoksella tulee olla arkistotointa varten arkistosääntö. Siihen on otettava määräykset kirjaamisesta, arkiston asiakirjasarjoista, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Arkistosääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon valtionarkiston antamat ohjeet ja määräykset.
Arkistosääntö ja siihen tehdyt muutokset on lähetettävä tiedoksi arkistoviranomaiselle.
Arkistotointa hoidettaessa on erityisesti huolehdittava, että:
1) diaari toimii arkistolain 5 §:ssä tarkoitettuna arkistohakemistona diaariin merkittyjen asiakirjojen osalta ja että diaarien pitämisessä otetaan huomioon arkistonmuodostajan toiminnasta aiheutuvat tarpeet;
2) vältetään tarpeetonta kirjaamista;
3) pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tiedostojen määrää tehokkaasti rajoitetaan;
4) määräajan säilytettävät asiakirjat ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä; ja että
5) asiakirjat liitetään arkistoon, säilytetään ja luetteloidaan valtionarkiston antamien ohjeiden mukaisesti.
Arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitettua virastoa tai laitosta koskeviin työjärjestyksiin tai niiden järjestysmuotoa ja toimintaa koskeviin muihin säädöksiin on otettava määräykset arkiston vastuunalaisesta hoitajasta.
Kuntien ja kuntainliittojen on lähetettävä maakunta-arkistolle tiedoksi arkistolain 15 §:ssä tarkoitetut johtosäännöt ja pysyväismääräykset.
Asiakirjoja laadittaessa on arkistotoimen vaatimukset otettava huomioon. Pysyvästi säilytettäviksi tarkoitetut asiakirjat ja niihin arkistolain 4 §:n 2 momentin mukaan luettavat tallenteet on tehtävä pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja käyttämällä sen mukaan kuin valtionarkisto tarkemmin määrää.
Asiakirjojen ja tallenteiden arkistokelpoisuuden toteamiseksi tarvittavat tutkimukset tekee tuotteen valmistajan, maahantuojan, käyttäjän tai hankkijan hakemuksesta valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tutkimuskeskus toimittaa tiedot tutkimuksen tuloksesta valtionarkistolle. Se julkistaa vuosittain helmikuussa virallisessa lehdessä luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan arkistokelpoisen asiakirjan valmistamiseen.
Arkistoon kuuluvista asiakirjoista on valtionarkiston antamien yleisohjeiden mukaisesti pidettävä arkistoluetteloa, joka on toimitettava tiedoksi arkistoviranomaiselle siten kuin tämä määrää. Kunnan lautakuntien, virastojen ja laitosten arkistojen luettelot toimitetaan kunnan keskusarkistolle ja keskusarkiston luettelot maakunta-arkistolle.
Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat arkistoon liitettäviksi siten kuin arkistosäännössä määrätään.
Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai erityistapauksessa muun viranomaisen huostaan määrää valtionarkisto. Siirrettäväksi ei voida määrätä 10 vuotta nuorempia asiakirjoja, ellei se viranomainen, jonka arkistoon asiakirjat kuuluvat, suostu siirtoon. Yli 50 vuotta vanhat asiakirjat on siirrettävä, jollei 16 §:stä muuta johdu.
Siirrot on pyrittävä toteuttamaan siten, että samalla kertaa voidaan siirtää kaikki usean vuoden aikana kertyneet asiakirjat.
Valtion viraston tai laitoksen toiminnan lakatessa tai sen järjestysmuodon olennaisesti muuttuessa on viraston tai laitoksen arkisto siihen saakka säilytettävä omana kokonaisuutenaan ja siirrettävä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai hallinnonalan keskusarkistoon, jollei toiminnan lakkaamisen tai järjestysmuodon muuttumisen yhteydessä ole toisin säädetty tai valtionarkisto toisin määrää.
Siirrettävien asiakirjojen tulee olla järjestetyt ja kunnostetut arkistotointa koskevien säännösten ja määräysten mukaan. Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava valtionarkiston vahvistaman kaavan mukainen luovuusluettelo, joka seuraa siirrettävää arkistoa.
Valtionarkisto tai maakunta-arkisto ei ole velvollinen vastaanottamaan asiakirjoja, jotka olisi ollut hävitettävä.
Arkistoainesten luovutuskuntoon saattamisesta ja luovuttamisesta valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon aiheutuvista kustannuksista vastaa luovuttava viranomainen.
Opetusministeriö voi myöntää poikkeuksia 13 ja 14 §:ssä tarkoitetusta asiakirjojen siirtämisvelvollisuudesta.
Valtion tiliasiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä päätettäessä on kuultava valtiontalouden tarkastusvirastoa.
Arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan kuittausta vastaan määräajaksi lainata toiselle viranomaiselle virkakäyttöön. Lainauksesta päättää arkiston vastuunalainen hoitaja, jollei muuta ole säädetty tai määrätty.
Asiakirjoja voidaan lainata tutkijain käyttöön valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka erityisestä syystä myös muihin valtionarkiston hyväksymiin laitoksiin. Muuten on asiakirjojen lainaaminen yksityiselle viraston ulkopuolelle kielletty.
Yksityisluonteisen arkiston omistajalla on kuitenkin oikeus saada käyttöönsä tällaisesta arkistosta arkistolain 20 §:n mukaisesti siinä tarkoitetun arkiston säilytettäväksi siirretty asiakirja.
Asiakirjojen lainaamisesta tutkimustarkoituksia varten ulkomaisiin arkistoihin tai muualle ulkomaille päättää valtionarkisto ottamalla huomioon Suomea velvoittavat kansainväliset sopimukset, kansainvälisen käytännön sekä mahdollisuudet vastavuoroiseen lainaamiseen.
Ennen kuin arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulle virastolle tai laitokselle ryhdytään rakentamaan uusia arkistotiloja tai vanhoja peruskorjaamaan, rakennustyötä koskevat piirustukset ja työselostukset tulee lähettää arkistotilojen osalta arkistoviranomaisen hyväksyttäviksi. Valtion rakennushankkeissa rakennuttajan on jo esisuunnittelun yhteydessä hankittava arkistoviranomaisen lausunto lopulliseen rakennussuunnitelmaan sisällytettävien, hankkeeseen kuuluvien virastojen ja laitosten arkistotilojen laadusta ja määrästä.
Rakennushallituksen tulee antaa virka-apua arkistoviranomaisille arkistotiloihin liittyvissä asioissa.
Virka-arkiston siirtämisestä uuteen säilytyspaikkaan sekä säilytyspaikan laadusta ja riittävyydestä on ilmoitettava arkistoviranomaisille ennen siirtoa. Kunnallisen arkiston osalta ilmoitus tehdään kunnan tai kuntainliiton keskusarkistolle ja keskusarkistoa koskeva ilmoitus maakunta-arkistolle.
Arkistolain 14 §:ssä tarkoitetussa arkistojen tarkastuksessa on erityisesti selvitettävä, miten arkistotointa koskevia säännöksiä ja määräyksiä on noudatettu.
Arkiston tarkastuksesta on arkistonmuodostajalle annettava tarkastuskertomus, jossa tulee mainita mahdollisesti havaitut laiminlyönnit ja puutteet arkistotoimen hoitamisessa. Näiden korjaamisesta on arkiston vastuunalaisen hoitajan toimitettava arkistonmuodostajan selvitys arkiston tarkastaneelle arkistoviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tarkastuskertomuksesta tiedon saatuaan.
Jos 24 §:ssä tarkoitettu selvitys on tarkastuksen toimittaneen arkistoviranomaisen mielestä puutteellinen tai siinä ilmoitetut toimet ovat riittämättömiä, sen tulee ilmoittaa asiasta arkistonmuodostajalle ja sille ylemmälle viranomaiselle, jonka alainen tarkastettu arkisto on.
Jos kunta tai kuntainliitto ei täytä arkistotoimeen kuuluvia velvollisuuksiaan, maakunta-arkiston on pyydettävä asiassa lääninhallituksen toimenpidettä. Ennen kuin lääninhallitus tekee asiassa päätöksen, sen on kuultava asianomaista kuntaa tai kuntainliittoa ja valtionarkistoa.
Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tulee suunnitella ja järjestää arkistoalalla tarvittavaa erityiskoulutusta.
Valtionarkisto vahvistaa yleisarkistojen virkoihin ja toimiin kelpoisuusehtoina olevien arkistotutkintojen tutkintovaatimukset.
Tutkija, joka käyttää valtionarkistossa tai maakunta-arkistossa säilytettäviä asiakirjoja, on velvollinen luovuttamaan asianomaisen yleisarkiston kirjastoon kappaleen jokaista näihin tutkimuksiin perustuvaa julkaisuaan.
Tarkempia ohjeita tämän asetuksen soveltamisesta antaa tarvittaessa opetusministeriö.
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1983.
Tällä asetuksella kumotaan 18 päivänä marraskuuta 1927 annettu virallisten arkistojen suojelua koskeva valtioneuvoston päätös (309/27) sekä valtion viranomaisissa käytettävistä papereista ja muista kirjoitustarvikkeista 11 päivänä syyskuuta 1970 annettu asetus (599/70).
Tämän asetuksen 6 §:ssä tarkoitettu arkistosääntö tulee laatia virastolle tai laitokselle viiden vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta.
Helsingissä 23 päivänä joulukuuta 1982